หากพูดถึงนวัตกรรมทางเทคโนโลยีที่จะช่วยให้องค์กรต่าง ๆ ทำงานได้อย่างสะดวกสบาย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คงต้องรวม ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ เข้าไปไว้ด้วย ยิ่งในยุคที่เทคโนโลยี เข้ามามีบทบาทสำคัญในโลกแห่งการทำงานอย่างเต็มรูปแบบ ระบบนี้จึงมีความสำคัญต่อแวดวงธุรกิจอย่างมาก และยังสามารถตอบโจทย์การทำงานในอนาคต อีกทั้งยังสะดวกต่อการทำงานที่บ้าน (Work From Home) หรือ การทำงานในรูปแบบไฮบริด (Hybrid Working) อีกด้วย
เรามาทำความรู้จักระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์กันให้มากขึ้น พร้อมแนะนำขั้นตอนง่าย ๆ ในการดำเนินการ และไม่ว่าคุณกำลังทำธุรกิจในอุตสาหกรรมไหนอยู่ เครื่องมือนี้ก็พร้อมที่จะช่วยขับเคลื่อนให้คุณประสบความสำเร็จได้ง่ายยิ่งขึ้น
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คืออะไร?
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Electronic Approval) คือ ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งในองค์กร สำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้สามารถทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติงาน การจัดเก็บ จำแนก และค้นคว้าข้อมูลในองค์กร นอกจากนี้ การจัดการ Workflow ในการทำงานยังสามารถตรวจสอบและติดตามการทำงาน ตลอดจนช่วยสรุปงานต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก และยังมีฟังก์ชันอีกมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น
4 ขั้นตอน ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ง่ายนิดเดียว
- ผู้ร้องขอการอนุมัติ กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเอกสารออนไลน์
- เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติ / ผู้ที่เกี่ยวข้องตามลำดับ Workflow ที่สร้างไว้ และมีการแจ้งเตือนใน อีเมล/แอพลิเคชัน
- ผู้อนุมัติ ตรวจทานเอกสารเพื่อ ยกเลิก แก้ไข หรืออนุมัติ เอกสารออนไลน์
- ผู้ร้องขอการอนุมัติ ดำเนินการเรียบร้อย พร้อมไฟล์เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้บน Cloud ของระบบ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ดีต่อองค์กรอย่างไร?
- ควบคุมความปลอดภัยด้วยรหัสผ่าน และจำกัดเฉพาะผู้มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเท่านั้น
เคยไหม? ที่กังวลว่าข้อมูลในเอกสารสำคัญของบริษัท หรือระหว่างพนักงาน จะรั่วไหล หรือสูญหายไป หมดกังวลไปได้เลย! เพราะระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ หรือ Electronic Approval คือตัวช่วยที่จะเพิ่มความปลอดภัยให้กับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยภายในโปรแกรม เจ้าของข้อมูลจะสามารถเลือกผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลได้เท่านั้น และมีการใส่รหัสผ่านทุกครั้ง เพื่อป้องกันการแฮกข้อมูลอีกด้วย
- ติดตามสถานะแบบ Real Time ได้
ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ที่ไหน ก็สามารถตรวจสอบ หรือเช็กสถานะของไฟล์เอกสารต่าง ๆ แบบ Real-time ได้ โดยข้อมูลต่าง ๆ จะถูกอัปเดตทันทีหลังจากที่มีการเปลี่ยนแปลง หรือแก้ไข แถมคุณยังสามารถตรวจสอบผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงนั้น ๆ ได้อีกด้วย
- มีระบบแจ้งเตือน
ภายในระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะมีการแจ้งเตือน ที่จะทำให้คุณและผู้เกี่ยวข้องในไฟล์เอกสารนั้นๆ (ตาม Workflow ของเอกสารนั้นๆ ที่ถูกตั้งค่าไว้ ที่จะได้รับการแจ้งเตือน) ไม่พลาดกับทุกการอัปเดตเอกสารสำคัญ ผ่านการแจ้งเตือนทั้งจากอีเมล หรือ แอพลิเคชัน ที่สามารถกดตั้งค่าตามความต้องการ
- สามารถค้นหาเอกสารได้ง่าย
เนื่องจากการจัดเก็บเอกสารออนไลน์นั้นมีความเป็นระบบ จึงทำให้คุณสามาถตรวจสอบ หรือค้นหาเอกสารต่าง ๆ ได้ง่าย และยังสามารถเลือกดูเอกสารย้อนหลังได้อีกด้วย
- รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์สามารถแนบไฟล์ข้อมูลประกอบเอกสารต่าง ๆ ได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นทั้งไฟล์ PDF, JPEG หรือ Microsoft ต่าง ๆ ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น
หากคุณต้องการให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และพร้อมที่จะเอาชนะคู่แข่งทางธุรกิจได้ เปลี่ยนมาใช้ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ จาก WOLF ผู้นำซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสาร Paperless สัญชาติไทย ภายใต้มาตรฐานสากล ที่พร้อมเปลี่ยนเรื่องการจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล [email protected] หรือโทร. 02-634-4409
