WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

เปลี่ยนมาใช้ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ เพื่อลดขั้นตอน ลดค่าใช้จ่าย ให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายๆ สำหรับองค์กรของคุณ พร้อมทั้งจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการค้นหาในอนาคต WOLF Approve ถูกพัฒนามาจากระบบ Business Process Management หรือระบบการจัดการเอกสารสำหรับองค์กร มาอยู่ในรูปแบบของซอฟต์แวร์สำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งาน ได้ใช้งานสะดวกมากยิ่งขึ้น

• ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ คืออะไร? และ ข้อดีของ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’
• ประโยชน์ของการใช้งานระบบ WOLF Approve
• ตัวอย่างวิธีการใช้งานระบบ WOLF Approve

---

‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ คืออะไร?

ก่อนอื่นต้องอธิบายก่อนว่า ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ เป็นเพียงหนึ่งขั้นตอนของการจัดการงานเอกสาร ที่ถูกออกแบบมาเพื่อลดปัญหาความล่าช้าที่เกิดจากการอนุมัติงานในรูปแบบของกระดาษ แต่สำหรับ WOLF Approve เรียกได้ว่าเป็น ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ และการจัดการเอกสาร ในรูปแบบของPaperless รวมทั้งมีระบบ Workflow ที่คลอบคลุมการทำงานที่ต้องใช้เอกสารเป็นหลัก ซึ่งตอบโจทย์การใช้งานด้านเอกสารทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นงานเอกสารของฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายขาย เป็นต้น

ข้อดีของ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ และการจัดการเอกสารในรูปแบบของ Paperless

• ลดขั้นตอนการทำงาน –  เคยไหมครับ? บางครั้งงานเร่งด่วนบางอย่างดำเนินการต่อไม่ได้ เพราะต้องรอการอนุมัติจากผู้บริหาร แต่ผู้บริหารติดงานสำคัญไม่สามารถเข้ามาเซ็นเอกสารให้คุณได้ ทำให้งานเกิดสะดุด ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ และการจัดการเอกสาร จะเข้ามาช่วยให้องค์กรของคุณสามารถดำเนินการอนุมัติจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพียงกดอนุมัติผ่าน Mobile Application จากระบบ WOLF Approve ได้ทันที สะดวกสำหรับผู้บริหาร และง่ายต่อการดำเนินงานของทีมงานอีกด้วย

• ลดข้อผิดพลาด – ปัญหาที่เกิดจากงานเอกสารแบบกระดาษ คือการมีขั้นตอนที่เยอะ ซับซ้อน และถูกแก้ไขบ่อยมากที่สุด  เคยไหมครับ? พอเราทำแบบฟอร์มเสร็จ ตรวจข้อมูลในเอกสาร ปริ้นเอกสารออกมาเพื่อตรวจความเรียบร้อยอีกรอบ ก็ยังคงพบจุดที่ต้องแก้ไข ทำให้ต้องกลับไปแก้ไข และปริ้นใบใหม่ หรือแม้กระทั่ง การดำเนินการเสร็จสิ้นทุกอย่างแล้ว พอไปถึงขั้นตอนส่งเอกสาร กลับพบว่าเอกสารหายไป หรือเสียหายกลางทาง ต้องมาเริ่มดำเนินการใหม่หมด นี่แหละครับคือปัญหาคอขวดที่หลายคนเคยเจอ  ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ และการจัดการเอกสาร จึงเข้ามาช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดจากเอกสารกระดาษไป แล้วเปลี่ยนมาใช้เอกสารไร้กระดาษ (Paperless) แทน

• ลดค่าใช้จ่าย – คุณเคยสังเกตุโต๊ะทำงานของฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ หรือฝ่ายบุคคลไหมครับ ว่าบนโต๊ะทำงานของพวกเขาเต็มไปด้วยเอกสารกระดาษที่กองอยู่มากมาย ถ้าตีค่ากระดาษ 1 แผ่น = 1 บาท คุณว่าฝ่ายงานเหล่านี้จะมีเงินจำนวนเท่าไหร่ แล้วถ้าคิดมูลค่ารวมอื่นๆ เช่นค่าเครื่องปริ้น เครื่องถ่ายเอกสาร ค่าหมึก ค่าตู้จัดก็บเอกสาร ค่าส่งเอกสาร ถ้าในองค์กรใหญ่ๆ คงจะมีห้องสำหรับเก็บเอกสาร กันเลยแหละครับ เห็นไหมครับว่าค่าใช้จ่ายเรื่องเอกสารกระดาษไม่ใช่น้อยๆ เลย เพียงถ้าคุณลองเปลี่ยนระบบการทำงานแบบเดิมๆ มาใช้ระบบที่ทันสมัยแบบพื้นฐาน คือการแปลงกระดาษเหล่านี้มาเป็น e-Document แบบที่หลายคนรู้จักก็คือไฟล์ PDF นั่นแหละครับ คุณจะทำเป็น e-Form ขึ้นมาแล้วส่งต่อให้กันโดยแปลงเป็น e-Doccument จัดเก็บในระบบ Cloud ที่มีความปลอดภัย ป้องกันข้อมูลรั่วไหล สูญหาย หรือส่งต่อให้กับผู้บริหารได้เซ็นอนุมัติด้วย e-Signature ก็สะดวก และประหยัดได้อีกด้วย

แค่ลด 3 ข้อที่กล่าวไป ลดขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้จ่าย คุณก็พอจะเห็น ข้อดีของ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ และการจัดการเอกสาร ในรูปแบบของ Paperless กันแล้วใช่ ไหมครับ เพียงเท่านี้คุณก็เริ่มสร้างองค์กรไร้กระดาษ (Paperless) แล้วเข้าสู่กระบวนการทำงานในยุค Digital Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่ออ่านถึงตรงนี้แล้วคุณสนใจ ‘ระบบอนุมัติเอกสาร ออนไลน์’ และการจัดการเอกสาร ในรูปแบบของ Paperless ผมจะพาคุณไปรู้จักกับระบบ WOLF Approve ว่าทำอะไรได้บ้าง และมีประโยชน์อย่างไรกับองค์กรของคุณครับ

---

---

ประโยชน์ของการใช้งานระบบ WOLF Approve

WOLF Approve เป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่ถูกพัฒนามาจาก Business Process Management เพื่อช่วยให้ลูกค้าองค์กรลดค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงจากการลงทุนพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่ ซึ่ง WOLF Approve เป็นระบบที่ครอบคลุมตั้งแต่กระบวนการออกแบบ Workflow ในการออกแบบสายการทำงาน รวมถึงการอนุมัติ และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้ ทั้งยังสามาถออกแบบ e-Form ได้เองตามที่ต้องการใช้งานของแต่ละฝ่ายงาน สามารถแปลงเอกสาร e-Form มาเป็น e-Document พร้อมทั้งจัดเก็บไฟล์เอกสารได้อย่างเป็นระบบ บน Cloud Technology ที่มีความปลอดภัยสูง จากกระบวนการทั้งหมดที่กล่าวมายังช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพ รวมของกระบวนการทำงานของทุกฝ่ายงานในองค์กรได้ภายในระบบเดียว 

จากประโยชน์ที่กล่าวมาขั้นต้น คุณจะเห็นได้ว่าเป็นกระบวนการการทำงานในรูปแบบของ Paperless ทุกกระบวนการ ไม่เพียงเท่านั้น WOLF Approve ยังสามารถอำนวยความสะดวกให้คุณใช้งานระบบผ่าน Web Browser และ Mobile Application เพื่อตอบโจทย์การทำงานแบบที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ อย่างมีประสิทธิภาพ 

หากคุณกังวลว่าไม่มีทักษะทางด้านไอที ก็ไม่ต้องกังวลไปครับ เพราะ WOLF Approve ถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่ายแม้ไม่มีทักษะทางด้านไอที เรามีการ Trainning การใช้งานระบบให้คุณ พร้อมให้คำปรึกษาตลอดอายุการการใช้งาน หากคุณเริ่มสนใจระบบ WOLF Approve และอยากศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมสามารถเข้าไปได้ที่ WOLF Approve ซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ และการจัดการเอกสาร หรือถ้าคุณยังสงสัยว่าระบบ WOLF Approve มีวิธีการทำงานอย่างไร ต้องการเห็นตัวอย่างการใช้งาน ดูได้จากหัวข้อถัดไปเลยครับ

ตัวอย่างการทำงานของระบบ WOLF Approve

ถ้าคุณอ่านมาถึงตรงนี้ แสดงว่าคุณเริ่มสนใจ WOLF Approve ซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์และการจัดการเอกสาร ในรูปแบบของ Paperless บ้างแล้ว ถ้าอย่างนั้นเรามาเริ่มกันที่ Key Features ของ WOLF Approve โดย WOLF Approve มี Key Features หลักๆ อยู่ด้วยกัน 6 Features ประกอบไปด้วย

1. Form and Routing Workflow Design
   คุณสามารถสร้าง หรือออกแบบแบบฟอร์ม เพื่อใช้เฉพาะฝ่ายงาน หรือใช้กับทั้งองค์กร และสามารถกำหนดเส้นทางการดำเนินงาน รวมถึงกำหนดสายการอนุมัติได้ด้วยตัวเอง
2. Work-list Tracking
   คุณสามารถสร้าง Task การทำงาน ขออนุมัติแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ หรือติดตามสถานะของงาน
   เอกสารนั้นๆ ได้ ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน
3. Self-Service Report Tools
   คุณสามารถออกแบบรายงาน (Report) การทำงานของคุณได้ในแบบที่คุณต้องการ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ให้เฉพาะตัวคุณเอง หรือเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน ที่สามารถดูรายงานนี้ได้
4. Delegation of Authority
   คุณสามารถมอบอำนาจ หรือมอบหมายงานให้บุคคลนั้นๆ ทำหน้าที่แทนคุณได้ ในระหว่างที่คุณลาพัก
   ร้อน ติดธุระสำคัญ ทำให้ไม่สามารถดำเนินงานนั้นได้ในเวลาทำงาน
5. Approve on Mobile
   คุณสามารถใช้งานผ่าน Mobile Application เพราะระบบรองรับการทำงานผ่านบนมือถือ แท็บเล็ต และยังสะดวกต่อหัวหน้างาน หรือผู้บริหารที่สามารถอนุมัติงานผ่าน Mobile Application ได้เช่นกัน
6. Notifications
   เมื่อมีการดำเนินการใดๆ เกิดขึ้นกับฟอร์มเอกสารของคุณ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังอีเมล์ที่เชื่อมต่อกับระบบ พร้อมกับแจ้งเตือนไปยัง Mobile Application ด้วย

เมื่อทราบ Features หลักๆ ของการทำงานบนระบบ WOLF Approve แล้ว ด้านล่างนี้ผมจะแสดงตัวอย่างแบบฟอร์มที่เคยมีการใช้งานบนระบบ WOLF Approve ครับ

• Leave Request แบบฟอร์มขอลาหยุดงานของพนักงาน

• Purchase Requisition แบบฟอร์มขอสั่งซื้อ

นี่เป็นเพียงข้อมูลเบื้องต้นของระบบ WOLF Approve ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ และการจัดการเอกสาร ในรูปแบบของ Paperless หากคุณต้องการดูวิดีโอตัวอย่างการใช้งานสามารถเข้าไปรับชมได้ที่ https://bit.ly/3jOe1kP  เพื่อรับชมตัวอย่าง และวิธีการใช้งานแบบละเอียดทุกขั้นตอน 

• Facebook
• Mail
• Link