แต่ละองค์กรต่างมี Process การทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่ในขณะเดียวกันบางองค์กรยังพบกับปัญหายุ่งยากในการดำเนินงาน หรือยังขาดประสิทธิภาพของงานเท่าที่ควรจะเป็น นั่นก็เพราะว่าเกิดจาก การทำงานที่ผิดพลาดไปจาก Process ที่กำหนดไว้ จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์กรจึงควรมี Workflow ที่ดี เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นทั้งองค์กร
- ทำความเข้าใจ Workflow คืออะไร?
- ความสำคัญของ Business Process ภายในองค์กร
- ตัวอย่างของ Workflow ที่ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน
เรามาเริ่มทำความเข้าใจกันก่อนว่า“Workflow” คืออะไร?
Workflow คือการที่คุณเริ่มกระทำ (action) อะไรบางอย่าง ที่ทำไปตามลำดับขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ หรือการวางแผนแนวคิด เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าสิ่งที่คุณกำลังทำนั้นเชื่อมโยงกันอย่างไรบ้าง เมื่อคุณสร้างแผนการดำเนินงานอย่างชัดเจน คุณก็จะสามารถทำงานได้อย่างเป็นระบบตามที่กำหนดไว้ได้ตามขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ถ้าสิ่งที่คุณกำลังจะทำยังไม่มี Action ใดใด นั่นหมายความว่ายังไม่มี Workflow เกิดขึ้น
ซึ่งบางครั้ง “Workflow” ก็มีความหมายคล้ายกับ “กระบวนการ” (Process) ต่างกันที่ “Workflow” เป็นการกระทำเพื่อให้เกิดผลสำเร็จของสิ่งนั้นๆ ได้ง่ายขึ้น แต่กระบวนการคือการกระทำที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
ซึ่งเราจะมาอธิบายกันต่อว่า“Workflow”และ “Process” นั้นต่างกันอย่างไร?
- Workflow คือการบอกถึงลำดับของงานที่ถูกส่งต่อไปตามขั้นตอน เช่น งานนี้มีขั้นตอนอะไรบ้าง? ทำงานนี้เพื่ออะไร? ใช้เวลาในการดำเนินงานของแต่ละขั้นตอนเท่าไหร่? มีใครที่เกี่ยวข้อง กับการทำงานนี้บ้าง? ถ้าตัดสินใจดำเนินงานแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร?
- Process คือกระบวนการในการทำงานของแต่ละหน่วยงาน ที่ทำไปตามลำดับขั้นตอนที่ได้มีการกำหนดไว้
เมื่อคุณพอจะเริ่มเข้าใจความหมายของคำว่า “Workflow” กันบ้างแล้วคำถามต่อมาคือแล้ว Workflow เข้ามาเกี่ยวข้องกับการทำงานของในองค์กรอย่างไร? และก่อนที่จะไปถึง Workflow เราต้องรู้ก่อนว่าทำไม Business Process ถึงสำคัญ
ความสำคัญของ Business Process ภายในองค์กร
ความสำคัญของ Business Process คือมาตรฐานที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นระบบไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ ให้คุณจำลองภาพว่า Business Process คือองค์กรหนึ่งที่ถูกประกอบไปด้วยแผนกต่างๆ ซึ่งหน้าที่ของแต่ละแผนกก็จะมีขั้นตอนที่แตกต่างกันไป แต่สุดท้ายแล้วทุกแผนกหรือหน่วยงานจะมีเป้าหมายที่เหมือนกัน คือการขับเคลื่อนการทำงานเพื่อให้องค์กรเติบโตขึ้น และเมื่อมี Workflow ที่ดีเข้ามาช่วยนั้น เพื่อให้ผู้บริหารได้เห็นภาพรวม และมองเห็นถึงกระบวนการบางอย่างที่สามารถลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ กระบวนการที่เรามักจะพบเจอความวุ่นวายกันอยู่บ่อยๆ ส่วนมากจะเกี่ยวข้องกับงานเอกสารที่พบข้อผิดพลาด การแก้ไขกลับไปกลับมา เอกสารหายตกหล่น หลายองค์กรจึงนำ Workflow ในด้านของการจัดการงานเอกสารเข้ามาใช้งาน หากองค์กรของคุณยังไม่เคยใช้งาน Workflow ที่ช่วยจัดการด้านงานเอกสาร ลองศึกษา ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เผื่อว่าจะเป็นประโยชน์ ให้คุณทำงานด้านเอกสารได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในช่วงที่พวกเรายังอยู่กับสถานการณ์ที่ต้องมีการ Work from home กันอยู่
ตัวอย่างของ Workflow ที่ช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน
พอนึกออกไหมครับว่าในองค์กรมีหน่วยงานไหนที่ต้องมีลำดับขั้นตอนในการทำงานเยอะ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย ฝ่ายบุคคล ที่กล่าวมานี้ต่างก็มีลำดับขั้นตอนที่เยอะ และส่วนมากก็เกี่ยวข้องกับงานเอกสารเป็นส่วนใหญ่
เราจะมาลองสมมุติขั้นตอนการทำงานของฝ่ายขาย ที่มีงานเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้อง
- ฝ่ายขาย จัดทำใบเสนอราคา ปริ้นใบเสนอราคาให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา
- ผู้บังคับบัญชาพิจารณาใบเสนอราคา ส่งกลับไปให้พนักงานขายแก้ไขราคา
- ฝ่ายขาย แก้ไขตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง ปริ้นใบเสนอราคาใหม่
- ผู้บังคับบัญชาพิจารณาอีกครั้ง พร้อมอนุมัติ และส่งต่อให้กับผู้บริหารเซ็นอนุมัติ
- ผู้บริหารพิจารณา เซ็นอนุมัติ ส่งต่อให้กับฝ่ายขาย
- ฝ่ายขายส่งต่อให้กับลูกค้า
คุณสังเกตุเห็นกระบวนการการดำเนินงานใช่ไหมครับ? ว่ากว่าที่ใบเสนอราคาจะไปถึงลูกค้านั้นต้องผ่านหลายกระบวนการ แต่ก็เป็นไปตาม Business Process ที่ควรจะเป็น ทีนี้เราจะย้อนกลับไปที่ว่าทำไม หลายองค์กรจึงนำ Technology ที่เกี่ยวข้องกับ Workflow เข้ามาใช้งาน จากตัวอย่างเป็นเพียงแค่หนึ่งแบบฟอร์มของฝ่ายขาย แต่ความจริงแล้วในการทำงานพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสาร มีเอกสารมากมายที่พวกเขาต้องจัดการ
หากคุณกำลังอ่านบทความนี้ คุณคงจะได้รู้จักกับ WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ผมจะบอกว่า WOLF Approve ไม่ได้มีดีแค่อนุมัติเอกสารอย่างเดียว แต่ยังสามารถสร้าง Workflow ของการดำเนินงานเอกสารให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และยังช่วยปรับเปลี่ยนองค์ของคุณให้เป็นองค์กร Paperless (การทำงานแบบไร้กระดาษ) ได้จริงอีกด้วย
สรุป
ดังนั้นจะดีกว่าไหมครับ ถ้าเราให้ความสำคัญกับ Business Process และ มี Workflow ที่ดี ในองค์กร เพราะนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว ยังจะช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นทั้งองค์กรด้วยครับ และในปัจจุบันซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยเหลือ หรือตอบโจทย์ทางด้านนี้ก็มีอยู่ไม่น้อย
