ทำความเข้าใจระบบการจัดการเอกสารในองค์กรมาตรฐาน ISO

‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เครื่องมือจำเป็นที่ช่วยควบคุมมาตรฐาน

        หลายคนที่อยู่ในโลกธุรกิจคงเคยได้ยินหรือมีประสบการณ์ใช้งาน ‘ระบบจัดการเอกสาร’ ที่เป็นเครื่องมือสำหรับการดำเนินงานในองค์กรทางธุรกิจกันมาบ้างไม่มากก็น้อย แต่ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ที่ WOLF จะพาทุกคนไปรู้จักกันในวันนี้คืออีกขั้นที่เหนือกว่า เป็นตัวช่วยขององค์กรธุรกิจอุตสาหกรรมยุคใหม่อย่างแท้จริง และถึงแม้จะดูไม่คุ้นหูคุ้นตา แต่ฟังก์ชันบอกเลยว่าคุ้มค่าแน่นอน นอกจากนั้น ไปดูกันว่า ประเภทเอกสารที่จัดการได้ด้วยระบบจัดการเอกสาร ISO มีอะไรบ้าง ติดตามได้เลย

– รู้จัก ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’

        ‘ระบบจัดการเอกสารมาตรฐาน ISO’ คือซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารในองค์กรที่ออกแบบมาโดยมีจุดประสงค์เพื่อควบคุมการดำเนินงานเอกสารในระบบให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเอกสารในองค์กรทั้งหมด ที่สามารถใช้จัดเก็บ สืบค้น แก้ไข ส่งต่อ จำแนก ฯลฯ ตลอดจนช่วยติดตาม ตรวจสอบ พร้อมแก้ไขปัญหาเมื่อเจอข้อผิดพลาด เพื่อให้การดำเนินงานมีคุณภาพตรงตามมาตรฐาน ISO

– คุณสมบัติ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’

        ระบบการจัดการเอกสารในองค์กรมาตรฐาน ISO’ มีคุณสมบัติที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรมากมาย ดังต่อไปนี้

          – ทำงานบน Cloud Technology: ‘ระบบจัดการเอกสารมาตรฐาน ISO’ คือระบบบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐานสากล ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยทำงานบน Cloud Technology ซึ่งเป็นระบบการทำงานที่มีความทันสมัย รองรับการทำงานอย่างรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นระบบเครือข่าย การจัดเก็บข้อมูล การทดสอบระบบหรือติดตั้งฐานข้อมูล หรือการใช้งานซอฟต์แวร์เฉพาะด้านในธุรกิจต่าง ๆ โดยที่ไม่ต้องติดตั้งระบบไว้ที่สำนักงานให้ยุ่งยาก แต่สามารถใช้งานได้ด้วยการเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต จึงทำให้สามารถเข้าถึงการจัดการเอกสารในองค์กรจากที่ใดก็ได้

          – ประหยัดเวลา: ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับคำสั่งและดำเนินงานการควบคุมเอกสารให้ได้ตามมาตรฐาน ISO ในเครื่องมือต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว รวมไปถึงทำงานบนระบบดิจิทัล ที่มีประสิทธิภาพเหนือกว่าระบบแมนนวลของยุคก่อน จึงสามารถลดระยะเวลาการทำงานลงไปอย่างเห็นได้ชัด โดยผู้ประกอบการสามารถใช้เวลาที่เหลือมากขึ้นนี้ไปบริหารเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้แก่องค์กรในด้านอื่น ๆ ได้อีกด้วย

          – ไม่ใช้กระดาษ (Paperless): ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เป็นระบบที่ทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless ตอบรับกับเทรนด์ของโลกยุคใหม่ที่เน้นความเป็นมิตรต่อโลกได้เป็นอย่างดี นอกจากนั้น เครื่องมือเอกสาร ISO ยังทำให้เกิดผลดีกับธุรกิจในแง่การช่วยลดต้นทุนเอกสาร อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์การพิมพ์ต่าง ๆ อีกด้วย เป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์องค์กรอย่างยิ่งในยุคที่เศรษฐกิจมีความท้าทายแบบนี้

          – มีระบบควบคุมเอกสารที่น่าสนใจ: ระบบควบคุมดูแลเอกสาร หรือ Document Control เป็นฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจของ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ โดยเป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับบริหารจัดการกระบวนการควบคุมชุดเครื่องมือเพื่อระบบ ISO 9001 ในด้านการควบคุมเอกสารนั่นเอง

          โดยระบบจะทำหน้าที่ระบุเป็นข้อกำหนดต่างๆ เช่น ที่จัดเก็บในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีสิทธิ์ก่อนการประกาศใช้, เอกสารที่จุดใช้งานจะต้องเป็น Version ล่าสุดเท่านั้น, เอกสารจะต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยัง Version ก่อนหน้า เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การค้นดูเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้ในระบบ และการดูเอกสาร Version ก่อนๆ ย้อนหลังในส่วนของฟังก์ชันการสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดำเนินการไปยังผู้อนุมัติในลำดับต่างๆ ตามแต่ประเภทเอกสาร สิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร ก็จะมีการกำหนดหลังจากประกาศใช้ว่าเอกสารที่ประกาศใช้ดังกล่าว มีใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้บ้าง ทำให้เอกสารมีความถูกต้องและปลอดภัยอย่างมาก

          – มีระบบการตรวจสอบติดตามในองค์กร: การตรวจสอบติดตามในองค์กร หรือ Internal Audit ก็เป็นฟังก์ชันหนึ่งของ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ที่จะช่วยให้การดำเนินงานจัดการเอกสารในระบบตามมาตรฐาน ISO นั้นเป๊ะยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับ บริหารจัดการเรื่องการตรวจติดตาม ถ้าขยายความก็คือ หากบริษัทมีการ Compile มาตรฐาน ISO แล้ว จะต้องมีการตรวจสอบจาก Certified Body อย่างสม่ำเสมอ อาจจะปีละครั้ง หรือสามปีครั้ง

        หากตรวจสอบแล้ว บริษัทไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เขียนไว้ในเอกสาร อาจจะทำให้บริษัทหลุดออกจากการ Compile มาตรฐาน ISO ก็เป็นได้ เพราะไม่ได้ทำตามขั้นตอนการควบคุมคุณภาพตามมาตรฐาน คำถามคือแล้วผู้บริหารจะรู้ได้อย่างไรว่าขั้นตอนที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้อยู่นั้น พนักงานในองค์กรได้ปฏิบัติตามขั้นตอนครบถ้วนสมบูรณ์ เนื่องจากในข้อกำหนดหรือขั้นตอนบางเรื่องที่ระบุอยู่ในเอกสารอาจเกี่ยวข้องกับเรื่องความปลอดภัยที่ส่งผลกระทบต่อชีวิตและทรัพย์สิน ด้วยเหตุนี้ จึงต้องมีหน่วยงาน Internal Audit ขึ้นมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานในองค์กรว่าสอดคล้องกับเอกสารหรือไม่

          โดยระบบนี้จะมีหน้าที่ เช่น การตั้งแผนงานของผู้ตรวจสอบ, การทำ Checklist สำหรับให้ผู้ตรวจสอบระบุว่า ในการตรวจสอบแต่ละครั้งนั้น จะตรวจสอบเรื่องอะไรบ้าง การรายงานผลการตรวจสอบ ระบุเป็นข้อว่า จาก Checklist ที่เข้าไปทำการตรวจสอบ มีข้อใดบ้างที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน

          – มีระบบรายงานข้อบกพร่องและการป้องกัน: ฟังก์ชันของการรายงานข้อบกพร่องและการป้องกัน หรือ CAR (Corrective Action Request) มีความสำคัญและขาดไม่ได้สำหรับ ‘ระบบการจัดการเอกสารในองค์กรมาตรฐาน ISO’ โดยฟังก์ชันนี้มีหน้าที่บริหารจัดการติดตามการแก้ไขข้อบกพร่อง และการป้องกันข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารในองค์กรมาตรฐาน ISO

          โดยที่ระบบจะเปิดให้สามารถรายงานได้จาก 2 ช่องทางด้วยกัน ได้แก่

          1. ในกรณีที่ Internal Audit เข้าไปตรวจสอบ แล้วพบว่า พนักงานไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ระบุไว้ในเอกสาร จะทำการเปิด ใบ CAR

          2. กรณีที่มีผู้พบการทำงานผิดไปจากขั้นตอน ก็สามารถเข้ามาเปิดใบ CAR ไปให้ผู้เกี่ยวข้องได้ด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น มีพนักงานไม่สวมถุงมือเข้าไปในไลน์ผลิต เป็นต้น

        โดยการเปิด CAR นั้นทำเพื่อร้องขอให้มีการแก้ไข โดยจะมีการติดตามผลว่ามีการแก้ไขข้อบกพร่องแล้วหรือยัง รวมถึงมีการแก้ไขในหลายระดับ เช่น ระยะสั้น แก้ไขอย่างไร ระยะกลาง/ระยะยาว จะแก้ไขอย่างไร รวมถึงการป้องกันไม่ให้เรื่องดังกล่าวเกิดขึ้นอีกในอนาคตด้วย ถือเป็นอีกฟังก์ชันที่จะทำให้การดำเนินงานการควบคุมเอกสารตามมาตรฐาน ISO มีความรัดกุมมากยิ่งขึ้น

– ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ จำเป็นสำหรับใคร

        เมื่อได้ทราบว่าระบบจัดการเอกสาร ISO เป็นอย่างไร และมีอะไรบ้าง ผู้ประกอบการก็น่าจะเข้าใจแล้วว่าทำไมเครื่องมือเอกสาร ISO จึงตอบโจทย์ธุรกิจด้านอุตสาหกรรม การผลิต หรือโรงงานต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องควบคุมคุณภาพ ควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพไปพร้อม ๆ กัน ดังนั้น องค์กรอุตสาหกรรมใดที่มี ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เป็นตัวช่วย ก็ถือว่าเป็นสัญญาณที่ดีในการมุ่งหน้าเข้าใกล้ความสำเร็จในอนาคต