ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ด้วย e-Signature คือตัวช่วยแห่งยุค WFH
เมื่อการทำงานด้วย Digital เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในโลกธุรกิจเร็วกว่าที่ทุกคนคาดเดา ทำให้ในปัจจุบันนี้มีหลาย ๆ องค์กรเริ่มปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบ Remote Working หรือทำงานระยะไกล ผ่านการ Work From Home หรือ Work From Anywhere มากขึ้น จนเรียกได้ว่าเป็นปรากฏการณ์ Globalization หรือโลกาภิวัตน์ ที่เชื่อมโยงทั้งโลกเข้าด้วยกันผ่านความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ประกอบกับสถานการณ์โรคระบาดร้ายแรง COVID-19 ในช่วงปลายปี 2019 เป็นต้นมา ที่เป็นตัวกระตุ้น เร่งให้รูปแบบการทำงานแห่งโลกอนาคตอย่าง Remote Working เข้ามากลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของทุกคน
ด้วยเหตุนี้ ทำให้โลกธุรกิจได้รับผลกระทบและต้องปรับตัว จนมีนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยให้การดำเนินงาน ให้เป็นไปอย่างสะดวก ง่ายดาย เพิ่มประสิทธิภาพ พร้อมทั้งเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น โดยหนึ่งในนวัตกรรมแห่งแวดวงธุรกิจที่มาแรง และก้าวมาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยผลักดันองค์กร ก็คือ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ด้วยระบบ e-Signature นั่นเอง
แล้วข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ ที่ถูกนำมาใช้ในระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีกระบวนการทำยังไง ที่สามารถรองรับกับการเปลี่ยนแปลงของการทำงานภายในองค์กร บทความนี้มีคำตอบ
– ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ คืออะไร?
‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ด้วย e-Signature คือ ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในองค์กร สำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้องค์กรสามารถจัดการเอกสาร ดำเนินการด้านการเซ็นอนุมัติเอกสารได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านระบบออนไลน์
หากคุณสงสัยว่าแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์นี้ ใช้ยังไง? หรือการอนุมัติเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำยังไง? ดีไหม? เราขอบอกเลยว่าทั้งใช้งานง่ายและตอบโจทย์อย่างมาก โดยโปรแกรมนี้สามารถช่วยให้คุณจัดการระบบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติงาน การจัดเก็บ จำแนก และค้นคว้าข้อมูลในองค์กร การจัดการ Workflow ในการทำงาน สามารถตรวจสอบและติดตามการทำงาน ตลอดจนช่วยสรุปงานต่าง ๆ ได้ด้วย และยังมีฟังก์ชันอีกมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากยิ่งขึ้น
– ข้อดีของ ‘ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์’
ข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ คือการช่วยแก้ปัญหาความล่าช้า และหยุดชะงักของกระบวนการทำงาน ที่เกิดจากความล่าช้าในการเซ็นอนุมัติเอกสารของกระบวนการจัดการเอกสาร และอนุมัติเอกสารในรูปแบบกระดาษแบบดั้งเดิม
เนื่องจากการที่ผู้บริหารตำแหน่งต่าง ๆ ซึ่งมักมีภารกิจ และหน้าที่มากมายอาจไม่มีเวลามากพอในการอ่าน และเซ็นเอกสารเพื่ออนุมัติทุกวัน ทำให้กระบวนการขอการอนุมัติเอกสารเป็นไปอย่างไม่สะดวก และไม่รวดเร็วเท่าที่ควร ทำให้โครงการต่าง ๆ อาจหยุดชะงักเพียงเพราะต้องรอลายเซ็นอนุมัติ
โดยข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์สามารถสรุปได้ ดังนี้
- ยกระดับงานเอกสารเนื่องจากทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless
การทำงานในระบบเก่า จะต้องพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งมีข้อจำกัดและความสิ้นเปลืองมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การแบกรับต้นทุนของอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการขนส่งเอกสาร การเสื่อมสลาย การสูญหาย ความปลอดภัยในการเข้าถึง ความยากในการสืบค้นเมื่อจัดเก็บเป็นจำนวนมาก ฯลฯ แต่ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ สามารถจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ บน Cloud Technology ซึ่งเป็นระบบไร้กระดาษที่สามารถจบปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นได้
- ลดระยะเวลา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เนื่องจาก ‘ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์’ คืออีกหนึ่งระบบที่เอื้อต่อการสื่อสารอย่างรวดเร็ว เช่น การส่งหรือตอบกลับงาน การยื่นขออนุมัติ ฯลฯ ทำให้ลดเวลาในการทำงานลงไปได้อย่างมาก และสามารถตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา ทำให้ลดความผิดพลาดที่จะเกิดกับงานได้ รวมถึงสามารถลงลายเซ็นเพื่ออนุมัติเอกสารทางออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา
นอกจากนั้น การใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ยังเหมาะกับการทำงานบนระบบออนไลน์ในยุคดิจิทัล เพราะยุคนี้เป็นยุคที่ใคร ๆ ก็พูดถึงคำว่า ‘Empathy’ หรือความเห็นอกเห็นใจผู้อื่น ซึ่งกลายมาเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติหลักของผู้นำในปัจจุบัน ที่จะต้องพยายามเข้าอกเข้าใจเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือทุกคนที่ต้องทำงานด้วยเพื่อจะได้นำไปสู่การเรียนรู้และเข้าใจถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อเนื้องานมากขึ้น แถมยังช่วยสร้างบรรยากาศของความเป็นมิตรในการทำงาน ลดช่องว่างของอำนาจ เพิ่มพื้นที่ของการพูดคุยแลกเปลี่ยน อันจะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีได้นั่นเอง
และหนึ่งในวิธีที่สามารถนำวิสัยทัศน์ดังกล่าวมาปรับใช้ได้อย่างเป็นรูปธรรมก็คือการทำงานบนระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ จึงเป็นตัวช่วยชั้นดีที่ทำให้เข้าใจกระบวนการทำงานของทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องได้มากยิ่งขึ้น เพราะทุกคนทำงานบนระบบออนไลน์เป็นหลัก และยังรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต สมาร์ตโฟน ฯลฯ จึงสามารถเข้าถึงการทำงานได้จากทุกที่โดยไม่จำเป็นว่าต้องอยู่ที่ออฟฟิศเท่านั้น
– อยากเริ่มต้นใช้ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องทำยังไง ?
หากองค์กรใดสนใจอยากนำระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ Work From Home หรือ Remote Working แต่ไม่รู้ว่าต้องเริ่มยังไง หรือเลือกแอปพลิเคชันอนุมัติเอกสารออนไลน์เจ้าไหนดี สามารถใช้แนวทางเหล่านี้ในการเลือก และเริ่มต้นใช้งานระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เลย
- เลือกซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ โดยพิจารณาจากฟีเจอร์ของระบบ, ความปลอดภัยของระบบ, การรองรับมาตรฐานอุตสาหกรรมที่องค์กรคุณต้องการ และงบประมาณที่มี
- วางแผนและกำหนดขอบเขตของระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบุประเภทของเอกสารที่ต้องการนำเข้าสู่ระบบ กระบวนการอนุมัติเอกสาร รวมถึงผู้มีสิทธิ์อนุมัติ และข้อกำหนดอื่น ๆ
- ติดตั้ง และปรับแต่งระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามความต้องการขององค์กร โดยการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงให้กับผู้ใช้งาน และกำหนดนโยบายความปลอดภัยที่เหมาะสม
- อบรมพนักงานให้คุ้นเคยกับการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ โดยอาจจัดทำคู่มือการใช้งานและจัดตั้งหน่วยสนับสนุนต่าง ๆ
- ทดสอบระบบอย่างถี่ถ้วนก่อนการนำมาใช้งานจริง โดยต้องมีแผนสำรองข้อมูล และแผนการกู้คืนระบบในกรณีเกิดปัญหาด้วย
