องค์กรยุคใหม่ต้องเตรียมตัวยังไง? ก่อนติดตั้งใช้งาน Software อนุมัติเอกสารออนไลน์
‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ กลายเป็นคำที่ผู้คนในแวดวงธุรกิจยุคนี้ คุ้นหูและคุ้นเคยกันในวงกว้างเนื่องจากเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ได้รับความนิยมอย่างมาก
ในการช่วยดำเนินงานเอกสาร รวมถึงทำให้ Workflow ในองค์กรเป็นไปได้อย่างลื่นไหลในระยะเวลาอันสั้น บนระบบงานแบบ Paperless รวมถึงสามารถปรับใช้กับองค์กรทุกประเภท ทุกขนาดได้อีกด้วย
วันนี้ในฐานะที่ WOLF เองก็เป็นหนึ่งในผู้นำด้าน ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ ในไทย ด้วยตัวซอฟต์แวร์ ‘WOLF Approve’ ที่ได้รับความเชื่อถือ
เราจะมาแชร์ถึงสเต็ปง่ายๆ ในการเตรียมพร้อมสู่การติดตั้งและใช้งาน ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ เพื่อเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จให้ธุรกิจ
– จุดประกายไอเดีย
.
เรียกว่าเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดเลยก็ว่าได้ เพราะถ้าหากไม่มีความคิดริเริ่มในการทำอะไรสักอย่าง ผลลัพธ์ที่เราอยากเห็นที่ปลายทางก็คงไม่เกิดขึ้นอย่างแน่นอน
ถ้าหากคุณกำลังมีไอเดียที่จะหาตัวช่วยให้การดำเนินงานทางธุรกิจของคุณเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย ลดภาระด้านงานเอกสาร และคุณเริ่มตัดสินใจอยากใช้งาน ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’
แปลว่าคุณมาถูกทาง จากนั้นก็ลองศึกษาข้อมูลเบื้องต้นเพื่อประกอบการดำเนินการในสเต็ปถัดๆ ไป
– เตรียมพร้อมทั้งองค์กร
.
หากคุณคือผู้บริหารที่ตัดสินใจแล้วว่าจะทำให้ไอเดียที่เกิดขึ้นจากสเต็ปก่อนหน้าให้เป็นจริงคุณจะต้องเตรียมความพร้อมให้กับองค์กรของคุณ
ด้วยการแจ้งพนักงานให้เตรียมตัว และแชร์ให้เหล่าพนักงานฟังว่า ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ ที่เรากำลังจะติดตั้งใช้งานนั้นมีความสำคัญ และจะส่งผลดีต่อการทำงานของทุกคนอย่างไร
เพื่อให้ทุกคนเข้าใจและเห็นเป้าหมายเดียวกัน และทำให้เกิดความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและมีส่วนร่วมที่จะช่วยกันขับเคลื่อนองค์กรให้ไปสู่เป้าหมาย
– จัดการเอกสารในระบบเก่า
.
หากตัดสินใจแล้วว่าจะติดตั้งใช้งาน ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ นั่นหมายถึงว่างานเอกสารทั้งหมดในระบบเก่า ที่ใช้กระดาษ
จะต้องถูกย้ายไปอยู่บนคลังเอกสารออนไลน์ในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ E-Document ทั้งหมด คุณจะต้องมีการเตรียมการจัดจำแนกหมวดหมู่เอกสารให้พร้อม
ครบถ้วน ลำดับความสำคัญของเอกสารให้เหมาะสม เพื่อที่จะทำให้การเคลื่อนย้ายข้อมูลเอกสารเป็นไปได้อย่างราบรื่น ไม่ตกหล่น
– ติดตั้งและเทรนการใช้ซอฟต์แวร์
.
เมื่อคุณได้ติดต่อกับบริษัทเจ้าของ ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ เพื่อให้ออกแบบระบบให้สอดคล้องกับองค์กรของคุณ และนำมาติดตั้งที่องค์กรของคุณเรียบร้อยแล้ว
สิ่งที่มองข้ามไม่ได้คือการสร้างความคุ้นเคย และเริ่มเทรนการใช้งานให้กับพนักงานทุกคน ทุกแผนก เพื่อให้ทุกคนเรียนรู้และเข้าใจบทบาทหน้าที่ของตัวเองต่อการใช้งาน ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’
ซึ่งส่วนใหญ่ระบบจะถูกออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งาน คนที่ไม่มีพื้นฐาน IT ก็ใช้งานได้ง่ายอยู่แล้ว
– เริ่มต้นใช้งานอย่างง่ายดาย
.
เมื่อเทรนจนพนักงานทุกคนเข้าใจระบบกลไกการทำงานของ ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ ประจำองค์กรแล้ว ก็สามารถเริ่มต้นใช้ ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ ในการทำงานจริงได้เลยด้วยความง่ายดาย
– สัมผัสผลลัพธ์ของการทำงานแบบใหม่
.
ผลลัพธ์หลักๆ ที่จะสัมผัสได้ทันทีหลังการใช้งาน ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ คือการลดขั้นตอนและลดเวลาในการทำงานเอกสารแบบเดิมๆ ไฮไลต์สำคัญคือการรออนุมัติเอกสารที่ไม่ต้องรอระยะเวลานานๆ
ให้ผู้มีอำนาจเข้ามาเซ็นที่ออฟฟิศ เพราะ ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ สามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา บนอุปกรณ์ที่หลากหลายและยังช่วยลดต้นทุนด้านงานเอกสารลงได้มาก
นอกจากนี้ ยังมีผลลัพธ์ดีๆ อีกมากมายที่ธุรกิจของคุณจะได้รับ หากได้ลองใช้ ‘Software อนุมัติเอกสารออนไลน์’ ที่เป็นเหมือนตัวช่วยคนสำคัญแห่งธุรกิจยุคดิจิทัล ถ้าหากองค์กรของคุณได้ลองเอาคำแนะนำข้างต้นไปปรับใช้ รับรองว่าการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณจะไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป และเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นกว่าที่คุณเคยคิดอย่างแน่นอน
