ปรับสไตล์ ไดรฟ์ธุรกิจ ด้วยระบบสุดฮิต ที่เรียกว่า ‘BPM’
ในยุคดิจิทัลนี้ การแข่งขันในโลกธุรกิจเรียกได้ว่าเข้มข้นและไม่เคยหยุดนิ่ง ผู้บริหารแต่ละองค์กรต่างพยายามทลายกรอบขีดจำกัดเดิมของตัวเอง เพื่อก้าวนำคู่แข่ง หนึ่งในเครื่องมือที่ถูกให้ความสำคัญและถูกนำไปปรับใช้อย่างแพร่หลายกับองค์กรธุรกิจในยุคนี้ ก็คือ “การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ” (Business Process Management) หรือ BPM
– นิยาม BPM
.
ถ้าพูดกันให้เข้าใจและเห็นภาพง่าย ๆ BPM คือ กระบวนการสร้างขั้นตอนการทำงานทางธุรกิจ (Workflow) บนระบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งไร้กระดาษ (Paperless) ที่จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการขั้นตอนการทำงานให้เป๊ะยิ่งขึ้น ลดเวลาการทำงานและต้นทุน ตลอดจนช่วยบริหารทรัพยากรขององค์กรได้ดีกว่าเดิม
– เปลี่ยนจากระบบเดิม สู่ระบบ BPM
.
ในการจะเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจแบบเดิม สู่กระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ หรือ BPM ในยุคดิจิทัลนี้ ผู้บริหารจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรู้และเข้าใจภาพรวมกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดขององค์กร เนื่องจากจะเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการออกแบบกระบวนการทำงานขององค์กรแบบใหม่ ไม่ว่าจะเป็นการออกแบบเกณฑ์การดำเนินงาน การประเมินกระบวนการดำเนินงาน นอกจากนี้แล้ว ผู้บริหารยังต้องไม่ลืมที่จะคำนึงถึงด้านเทคนิคด้วย เช่น ระบบซอฟต์แวร์ที่จะใช้ในการสร้างกระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ หรือ จะต้องออกแบบกระบวนการทางธุรกิจอย่างไรให้พนักงานทุกคนเข้าใจและใช้งานได้ไม่ยาก
– ตัวอย่างการใช้งานระบบ BPM
.
ตัวอย่างง่าย ๆ เป็นกระบวนการทางธุรกิจ ในการจัดซื้อวัตถุดิบของฝ่ายจัดซื้อ หากฝ่ายจัดซื้อต้องการจัดซื้อวัตถุดิบบางอย่างให้โรงงาานของบริษัท จะต้องดำเนินงานบนระบบ BPM คร่าวๆ ดังต่อไปนี้
– เข้าระบบซอฟต์แวร์ที่บริษัทได้ติดตั้งไว้
– กรอกแบบฟอร์มรายละเอียดการจัดซื้อวัตถุดิบ รวมทั้งงบประมาณในการจัดซื้อ
– ส่งคำขออนุมัติไปยังผู้บริหาร
– ผู้บริหารได้รับการแจ้งเตือนจากระบบ ไปยังอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ส่วนตัว ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน หรือโน้ตบุ๊ก
– ผู้บริหารพิจารณารายละเอียดการจัดซื้อวัตถุดิบ ราคา และรวมถึงเงื่อนไขต่าง ๆ
– ผู้บริหารตัดสินใจอนุมัติหรือไม่อนุมัติการจัดซื้อ
– ถ้าผู้บริหารอนุมัติ ก็สามารถเซ็นอนุมัติด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) / ถ้าไม่อนุมัติ ก็สามารถส่งคอมเมนต์กลับมาผ่านระบบซอฟต์แวร์ได้
ซึ่งกระบวนการทั้งหมด เป็นกระบวนการบนระบบออนไลน์ โดยไม่ต้องใช้กระดาษ (Paperless) และสามารถดำเนินกระยวนการนี้เมื่อไหร่ หรือที่ไหนก็ได้
ซอฟต์แวร์ในลักษณะนี้ มีให้เห็นอยู่ในวงการธุรกิจ โดยที่ ‘WOLF Approve’ ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือของระบบ BPM เป็นที่รู้จักและเป็นที่ไว้ใจในนาม ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ ทำหน้าที่เป็นซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งให้องค์กรแต่ละองค์กรสามารถดำเนินงานต่างๆ ได้บนระบบอิเล็กทรอนิกส์ออนไลน์ แบบไร้กระดาษ (Paperless) ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) หรือการยื่นขออนุมัติงบประมาณหรือการอนุมัติเอกสารอื่น ๆ แก่ผู้บริหาร
– ผู้บริหาร กับ BPM
.
สิ่งที่ระบบ BPM จะซัพพอร์ตผู้บริหารได้ ก็คือการช่วยให้สามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และง่ายดาย สามารถเห็นภาพรวมและอุดรอยรั่วของปัญหาได้ในระยะเวลาอันสั้น และยังเป็นระบบที่ช่วยยกระดับองค์กรให้ก้าวขึ้นมาอีกขั้นในยุคดิจิทัลด้วย
– พนักงานในองค์กร กับ BPM
.
เมื่อผู้บริหารและพนักงานทุกคนในองค์กรได้ใช้ระบบ BPM เดียวกัน จะทำให้ทุกคนทำงานได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว แม่นยำ และรู้สึกมีความเป็นส่วนร่วมหนึ่งกับองค์กร และยังทำให้พนักงานทุกคนสามารถสื่อสารกันได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น กระตุ้นให้เกิดการแนะนำกัน หรือพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้นได้
ในยุคดิจิทัลนี้ ถ้าผู้บริหารต้องการที่จะสร้างความเปลี่ยนแปลงให้องค์กร ก็จำเป็นที่จะต้องเปลี่ยนกระบวนการทำงานด้วยนั่นเอง หากผู้บริหารได้ลองหันมาทำความเข้าใจและใช้งานระบบ BPM แล้ว จะเข้าใจได้ไม่ยากเลยว่าระบบ BPM จะช่วยให้องค์กรเติบโตได้อย่างไร
