E-Document มีประโยชน์ยังไง? ดีกว่าเอกสารกระดาษจริงหรือ?

E-Document มีประโยชน์ยังไง? ดีกว่าเอกสารในรูปแบบกระดาษจริงหรือ?

          คงจะเป็นอีกเรื่องที่น่าตื่นเต้นและเหลือเชื่อ ถ้าจะบอกว่าโลกทุกวันนี้ เอกสารไม่ได้อยู่ในรูปแบบกระดาษอีกต่อไปแล้ว เพราะโลกแห่งเทคโนโลยีได้พัฒนามาถึงจุดที่เราสามารถบันทึกข้อมูลในระบบไร้กระดาษ (Paperless) และได้รับความนิยมในแวดวงธุรกิจปัจจุบันอย่างล้นหลาม

          การเก็บและจัดการข้อมูลเอกสารในรูปแบบไร้กระดาษ (Paperless) ที่ว่านี้ มีชื่อเรียกง่าย ๆ ว่า ‘E-Document’ ที่มีลักษณะเป็นระบบการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำหรับภายในองค์กร ซึ่งองค์กรชั้นนำในปัจจุบันทั้งในไทยและต่างประเทศ นิยมดำเนินงานด้านข้อมูลและเอกสารในรูปแบบ ‘E-Document’ ด้วยการติดตั้งระบบซอฟต์แวร์เพื่อใช้ภายในองค์กร เช่น ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

          จุดเด่นที่เห็นได้หลักๆ ก็คือการลดปัญหาของทรัพยากรกระดาษที่อาจสิ้นเปลืองเกินความจำเป็น รวมถึงลดค่าใช้จ่ายสำหรับอุปกรณ์สำนักงานบางส่วนด้วยและยังลดปัญหาของความล่าช้าและความผิดพลาดในงานเอกสารได้อย่างดี

          ‘E-Document’ ยังมีประโยชน์ในงานเอกสารอีกหลายข้อ ที่หลายๆ คนอาจจะยังไม่ทราบ ซึ่ง WOLF จะพาไปทำความรู้จัก ‘E-Document’ ให้มากขึ้นด้วย 8 ข้อต่อไปนี้

          1. ทำงานได้บนระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย

.

          ‘E-Document’ มีความยืดหยุ่นในการทำงาน สามารถทำงานบนระบบปฏิบัติการในยุคนี้ได้อย่างปลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น ระบบปฏิบัติการ Windows, MacOS หรือแม้แต่บนสมาร์ทโฟนทั้ง iOS และ Android เป็นต้น

          2. ทำงานได้บนเว็บเบราซ์เซอร์ที่หลากหลาย

.

          ด้วยคุณสมบัติการทำงานที่ยืดหยุ่น ‘E-Document’ ยังสามารถทำงานบนโปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์ได้หลากหลาย เช่น Safari, Firefox หรือ Google Chrome เป็นต้น

          3. ค้นหาเอกสารในระบบได้ง่ายดายและรวดเร็ว

.

          จากเดิมที่ระบบเอกสารแบบกระดาษจะต้องใช้เวลาในการสืบค้นค่อนข้างมาก อาจจะต้องไปเปิดตู้เอกสาร ค้นหาจากชั้น หรือจากแฟ้ม แต่ระบบ ‘E-Document’ สามารถสืบค้นเอกสารได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วเพียงเสี้ยววินาทีบนระบบออนไลน์

          4. จัดการเอกสารได้อย่างง่ายดาย

.

          ‘E-Document’ ถูกออกแบบมากให้อำนวยความสะดวกในการจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายได้ ไม่ว่าจะเพิ่ม ลบ เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข หรือจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูล

          5. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้

.

          อีกสิ่งสำคัญสำหรับตัวองค์กรก็คือความปลอดภัยของข้อมูล ‘E-Document’ จะมาตอบโจทย์ในส่วนนี้ได้ด้วยคุณสมบัติที่สามารถตั้งค่ากำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลในแต่ละส่วน ให้แก่ผู้ใช้งานแต่ละคนได้

          6. สั่งพิมพ์เอกสารได้โดยตรง

.

          ‘E-Document’ มีคุณสมบัติซัพพอร์ตการสั่งพิมพ์เอกสารได้โดยตรงจากระบบ โดยที่ไม่ต้องดาวน์โหลดออกไปจากระบบ หรือนำข้อมูลไปแปลงไฟล์ใดๆ ทำให้ลดขั้นตอนในการทำงาน ประหยัดเวลาในการทำงานไปได้มาก

          7. ส่งอีเมลเอกสารได้อย่างสะดวก

.

          หากจำเป็นต้องส่งอีเมลในรูปแบบ ‘E-Document’ ไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ไม่ต้องแปลงไฟล์หรือนำไปเข้าโปรแกรมใด ๆ ทั้งสิ้น

          8. ปรับปรุงและพัฒนาระบบได้

.

          ‘E-Document’ สามารถปรับปรุงและพัฒนาขึ้นได้เรื่อย ๆ ตามเทคโนโลยีที่พัฒนาไปในแต่ละยุค เพื่อให้การทำงานในองค์กรรวดเร็ว มีคุณภาพ และน่าเชื่อถืออยู่เสมอ

          ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ เป็นซอฟต์แวร์ระบบการทำงานภายในองค์กร ที่ดำเนินงานเอกสารในระบบ ด้วย ‘E-Document’ เช่นกันและได้รับความไว้วางใจจากองค์กรใหญ่ชั้นนำแถวหน้าในเมืองไทยมากมาย รวมถึงบริษัทน้องใหม่ที่กำลังเข้ามาแข่งขันในโลกธุรกิจด้วยเพราะสิ่งสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จในยุคดิจิทัลนี้ได้ ก็คือเครื่องมือที่ซัพพอร์ตการทำงานภายใน ที่จะต้องเสถียร ปลอดภัย เชื่อถือได้ ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยระยะเวลาอันสั้น