เทียบหมัดต่อหมัด ‘สร้างระบบใหม่’ VS ‘ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’
เมื่อก้าวเข้าสู่ยุคที่เครื่องมือทางธุรกิจแทบทุกอย่าง กลายเป็นดิจิตอล ทั้งองค์กรขนาดใหญ่ที่อยู่ในเกมธุรกิจมานาน หรือองค์กรขนาดเล็กรุ่นใหม่ที่เพิ่งลงสนาม ต่างก็ต้องจูน ต้องปรับตัวเข้าสู่การดำเนินธุรกิจแบบดิจิตอลทั้งนั้น เพื่อให้องค์กรของเราทำงานได้ง่ายขึ้น สะดวกสบายขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และอีกหลายเหตุผลสนับสนุน เพื่อจุดหมายสำคัญคือเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จทางธุรกิจมากขึ้น และยังทำให้องค์กรได้พัฒนาตัวเองให้ทันโลกด้วย
จากที่หลายองค์กรเคยดำเนินงานกันด้วยระบบแมนนวล ระบบออฟไลน์ หรือระบบเอกสารแบบกระดาษ ก็พากันปรับมาใช้ ‘ระบบการทำงานออนไลน์’ กันแทบจะทั้งวงการธุรกิจแล้ว ด้วยข้อดีในหลายมิติ ที่แตกต่างจากการทำงานในยุคก่อน
วันนี้เราจึงหยิบประเด็นหนึ่งที่มีผู้บริหารหลายรายกำลังชั่งใจว่า “ถ้าต้องการติดตั้งระบบการทำงานภายในองค์กรแบบออนไลน์ ควรเลือกแบบไหนดี?” ระหว่าง ‘การที่องค์กรสร้างระบบขึ้นมาใหม่เอง’ กับ ’ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ มาเปรียบเทียบกันทีละมิติเลยดีกว่า
– ROUND 1 : ระยะเวลาการสร้างระบบ
.
‘สร้างระบบใหม่’ : ใช้ระยะเวลาค่อนข้างนาน เนื่องจากการสร้างระบบใหม่ขึ้นมาใช้เองขององค์กร จะเป็นต้องทำแบบสำรวจ เก็บข้อมูลการทำงาน หรือ Workflow ต่างๆ ของทุกฝ่ายมาเพื่อสร้างเป็นแพลตฟอร์มในระบบ รวมถึงใช้เวลาในการเขียนโปรแกรม และจะต้องมีเวลาในการปรับแก้ไขอีกด้วย
‘ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ : เป็น ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ที่พร้อมใช้งาน หรือ Ready to Use สามารถติดตั้งและใช้งานได้ทันที ไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรม ถ้าเรียกให้เห็นภาพและเข้าใจง่าย ก็คือเป็นลักษณะโปรแกรมสำเร็จรูปที่ได้มาตรฐานนั่นเอง
– ROUND 2 : ความยืดหยุ่นในการใช้งาน
.
‘สร้างระบบใหม่’ : หากไม่ได้มีการทดสอบโดยให้ผู้ใช้งานทดลองใช้ อาจจะเกิดปัญหาความไม่คุ้นเคยในการใช้งาน รวมถึงทักษะด้านไอทีของคนในองค์กรที่ไม่เท่ากัน ก็อาจจะทำให้ยากในการใช้งาน บางครั้งการเขียนโปรแกรมขึ้นมาใหม่อาจจะออกแบบให้ตอบโจทย์ครบถ้วนในแง่ของฟังก์ชันการทำงาน แต่อาจจะมีความซับซ้อนและยากเกินกว่าทักษะด้านไอทีของพนักงาน
‘ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ : ระบบถูกออกแบบขึ้นสำหรับผู้ใช้ทั่วไป ที่ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานด้านไอที ผ่านการทดลองใช้และยอมรับโดยผู้ที่ไม่ชำนาญทักษะด้านไอที ทำให้ไม่ว่าจะเป็นใครก็สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย ในยุคนี้ที่หลายๆ องค์กรมีความผสมผสานของคนหลายเจเนอเรชั่น มีสกิลด้านไอทีที่ต่างกัน ก็ไม่เป็นอุปสรรคต่อการใช้งานแต่อย่างใด
– ROUND 3 : ความสะดวกสบายในการใช้งาน
.
‘สร้างระบบใหม่’ : บางโปรแกรมถูกเขียนขึ้นมาสำหรับใช้บนอุปกรณ์บางชนิดเท่านั้น เช่น สามารถใช้ระบบนี้ได้ผ่านคอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศเท่านั้น หากเราไม่ได้อยู่ที่ออฟฟิศ ก็ไม่สามารถดำเนินงานได้
‘ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ : สามารถทำงานได้บนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ทั้งคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน ทั้ง iOS และ Andriod จึงทำให้สามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา บนระบบอินเตอร์เน็ต และยังสามารถใช้ได้บนเว็บเบราเซอร์ที่หลากหลายครอบคลุม เช่น Chrome, Safari หรือ Firefox
– ROUND 4 : ความน่าเชื่อถือ
.
‘สร้างระบบใหม่’ : เนื่องจากการเขียนโปรแกรมสร้างระบบเอง ไม่ได้มีหลักประกันใด หรือองค์กรที่จะมารับผิดชอบ ก็จำเป็นต้องยอมรับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดความผิดพลาดด้านเทคนิคต่างๆ หรือรวมถึงความปลอดภัยของข้อมูลในระบบ ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากขององค์กรที่อาจสร้างความเสียหายในอนาคตได้
‘ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ : มีประสบการณ์ในการผลิตซอฟต์แวร์สำหรับองค์กรมาเป็นเวลานาน ทำให้เป็นระบบที่หลายองค์กรชั้นนำขนาดใหญ่ในไทยให้ความไว้วางใจเลือกใช้งาน มีการพัฒนาระบบให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง และตัวระบบเองยังถือได้ว่าเป้นหนึ่งระบบจัดการเอกสารที่ดีที่สุดจาก Microsoft และมีความปลอดภัยของข้อมูลสูง
– ROUND 5 : ค่าใช้จ่าย
.
‘สร้างระบบใหม่’ : ในการสร้างระบบการทำงานขึ้นใช้เอง อาจจะมีค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงและไม่แน่นอน โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายในการปรับปรุง แก้ไข ซึ่งเป็นไปได้ว่าจะมีอย่างประปราย จุกจิก หรืออาจจะต้องมีค่าใช้จ่ายในการซื้อซอฟต์แวร์บางตัวมาเพื่อ Plug-in ในระบบของเราด้วย
‘ใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ : ไม่ต้องเสียเงินไปกับค่าสร้างระบบใหม่ราคาสูง และไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงต่างๆ ที่จะเก็บเพิ่มเติม ถือว่าเป็นการลงทุนครั้งเดียวที่คุ้มค่าแก่องค์กรไปถึงอนาคต
หวังว่าจะเป็นข้อมูลที่จะช่วยให้ผู้บริหารในโลกธุรกิจยุคดิจิตอลนี้ ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น รับรองว่า ‘ระบบการทำงานออนไลน์’ จะช่วยให้ธุรกิจของคุณวิ่งได้ไว และเข้าใกล้เส้นชัยได้ง่ายขึ้นอย่างแน่นอน
