รวมปัญหาที่เจอบ่อย เกี่ยวกับการควบคุมมาตรฐาน ISO พร้อมแนะนำทางออก
ผู้บริหารหลายๆ คนที่เป็นเจ้าของอุตสาหกรรมต่างๆ ในยุคนี้ ก็คงมีการนำเอาระบบ ISO มาเป็นตัวควบคุมมาตรฐานของอุตสาหกรรม เพื่อให้ลูกค้าหรือผู้บริโภคได้รับสินค้าหรือบริการที่ดีที่สุด และเพื่อยกระดับอุตสาหกรรมของเราเองให้มีมาตรฐานน่าเชื่อถือ
.
แต่ในการดำเนินงานตามระบบ ISO มักจะมีรายละเอียดค่อนข้างมาก และมักจะมีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง อัพเดทอยู่เสมอ จึงอาจจะเกิดการผิดพลาด ตกหล่นในกระบวนการได้บ้าง วันนี้ WOLF ได้รวบรวมปัญหาที่เจอบ่อยๆ เกี่ยวกับการควบคุมมาตรฐาน ISO ในโรงงาน โดยสามารถสรุปออกมาได้ 3 ประเด็นหลักๆ ก็คือ
1. การควบคุมเอกสารคู่มือ (Document Control)
.
ในการจะออกข้อกำหนดหรือข้อบังคับมาใช้ในการมาควบคุมมาตรฐานอุตสาหกรรมให้เป็นไปตามระบบ ISO จำเป็นอย่างยิ่งที่เราจะต้องทำให้พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้อง ได้รับรู้ถึงข้อกำหนดหรือข้อบังคับเหล่านี้ ซึ่งอุตสาหกรรมหลายๆ แห่ง นิยมใช้การพิมพ์เอกสารออกมาในลักษณะของคู่มือแล้วนำไปปิดประกาศไว้บริเวณพื้นที่ทำงานของฝ่ายต่างๆ ซึ่งอาจจะมีหลายฝ่าย หลายแผนก ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ หากมีการเปลี่ยนแปลงหรืออัพเดทข้อกำหนดหรือข้อบังคับ เอกสารที่จุดใช้งานต่างๆ อาจจะไม่ได้ถูกเปลี่ยนเป็นฉบับล่าสุด เนื่องจากใช้เวลานานและยุ่งยากในการเรียกเก็บฉบับเก่า สั่งพิมพ์และปิดประกาศฉบับใหม่ จนอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดอันเกิดมาจากการที่พนักงานไม่สามารถปฏิบัติงานไปในแนวทางที่ถูกกำหนดล่าสุดได้
2. การตรวจสอบภายใน (Internal Audit)
.
การตรวจติดตามภายใน เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำเป็นประจำ เพื่อประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงาน ซึ่งโดยปกติจะทำอย่างสม่ำเสมอ อุตสาหกรรมบางแห่งอาจจะทำทุกๆ 6 เดือน หรือ 1 ปี โดยปัญหาที่พบบ่อยในกระบวนการตรวจติดตามภายในนี้ ก็คือมักจะใช้เวลาทำการตรวจติดตามนานกว่าที่ควรจะเป็น เพราะทุกขั้นตอนทำแบบ Manual นั่นเอง อีกทั้ง ยังไม่สามารถ Share Knowledge ระหว่างทีมตรวจได้
3. การปฏิบัติการแก้ไขข้อบกพร่อง ( Corrective Action Request ; CAR)
.
โดยปกติเมื่อมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะมีการแจ้งข้อบกพร่องไปให้องค์กรได้ปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ซึ่งปัญหาที่มักจะเจอก็คือ อุตสาหกรรมหลายๆ แห่ง ไม่มีระบบตรวจติดตามที่เหมาะสม ทำให้เกิดความล่าช้า รวมถึงบางครั้งอาจเกิดความเสียหายซ้ำเดิม จากข้อบกพร่องที่เคยเจอและเคยแจ้งไปแล้วได้
.
จากปัญหาที่เราได้ลิสต์มานี้ ก็คงจะไม่หนีไปจากการใช้เทคโนโลยีในการหาทางออกอย่างแน่นอน ซึ่งเทคโนโลยีที่ว่านี้ ก็คือ ‘WOLF ISO’ ที่เป็นซอฟต์แวร์ที่จะช่วยควบคุมดูแลระบบมาตรฐาน ISO โดยที่ดำเนินงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ทำงานบน Cloud Technology และถูกสร้างขึ้นมาจากผู้ที่เชี่ยวชาญด้านการควบคุมมาตรฐาน ISO ซึ่งจะตอบโจทย์อุตสาหกรรมที่ต้องการควบคุมการทำงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO อย่างถูกต้องครบถ้วน ด้วยเครื่องมือที่ไม่ยุ่งยาก
การลงทุนกับตัวช่วยหรือเครื่องมือที่จะมาซัพพอร์ตการควบคุมดูแลระบบมาตรฐาน ISO ให้กับอุตสาหกรรม ถือเป็นทางเลือกที่คุ้มค่า ส่งผลดีในระยะยาว และเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายให้กับธุรกิจได้อีกด้วย
