ทำไมประชุมแล้วไม่ค่อยได้อะไร? มาดู 8 ข้อง่ายๆ ประชุมยังไง ให้มีประสิทธิภาพ
มนุษย์ทำงานหลายๆ คน โดยเฉพาะชาวออฟฟิศคงจะต้องเก็ตเรื่องราวเกี่ยวกับความน่าปวดหัวในการประชุมอย่างแน่นอน
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่นานเกินไปแต่กลับไม่ได้ข้อสรุป การประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับเราแต่ต้องเสียเวลาทำงานเข้าไปนั่งฟังหลายชั่วโมง หรือการประชุมกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถเคลียร์ในไลน์กลุ่มก็ได้ รวมถึงอีกหลายประเด็นที่เป็นปัญหาของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ
วันนี้เราจะมาแชร์ทริค 8 ข้อ ที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ลบภาพการประชุมที่แสนจะน่าเบื่อในความทรงจำออกไป ให้มีแต่การประชุมที่สมาร์ทและเกิดการพัฒนา
– มองภาพรวมการประชุมให้ออก
.
นี่จะเรียกว่าสิ่งแรกที่จำเป็นในการประชุมเลยก็ว่าได้ ก่อนที่เราจะนัดประชุม จะต้องมองภาพรวมของการประชุมให้ออกก่อนว่า
“เราจะประชุมด้วยจุดประสงค์อะไร?” การประชุมทุกครั้ง แน่นอนว่าต้องมีจุดประสงค์ ซึ่งถ้าเราตอบไม่ได้ว่าการประชุมนี้มีจุดประสงค์อะไร จุดประสงค์ในการประชุมแข็งแรงพอไหม อาจจะต้องทบทวนการนัดประชุมใหม่อีกครั้ง
“เราจะประชุมอย่างไร?” เราต้องออกแบบวิธีการในการประชุมที่เหมาะสมด้วย ว่าในการประชุมครั้งนี้ควรจะเป็นการระดมไอเดีย เป็นการแจ้งให้ทราบ เป็นการร่วมกันตัดสินใจ เพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากการประชุม
“เราจะได้อะไรหลังจากประชุมเสร็จ?” เราต้องมองไปถึงภาพสุดท้ายตอนเลิกประชุม ว่าสิ่งที่เราต้องได้จากการประชุมครั้งนี้คืออะไร เช่น ต้องได้ข้อสรุปในเรื่องใดบ้าง แต่ละฝ่ายต้องไปเดินงานในส่วนไหนต่อบ้าง ซึ่งสิ่งเหล่านี่ถือว่าเป็นจุดเริ่มต้อนของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
– ให้ความสำคัญกับเวลาและสถานที่
.
ควรกำหนดเวลาและสถานที่ให้สอดคล้องกับการประชุมแต่ละครั้ง เพราะจะมีผลต่อบรรยากาศในการประชุม ตลอดจนมีผลต่อไอเดีย พลังงานของผู้ร่วมประชุมอย่างมาก
ถ้าอยากประชุมเพื่อแชร์ไอเดีย ก็อาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ห้องประชุมเสมอไปก็ได้ อาจจะลองเป็นมุมของสวนหรือห้องนั่งเล่น ที่มีความผ่อนคลาย ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ โดยควรประชุมในช่วงเช้า ที่สมองยังสดชื่น ตื่นตัว พร้อมสำหรับการโยนไอเดียแลกเปลี่ยนกัน
ในการประชุมตอนเย็นใกล้เลิกงาน ไม่ควรนัดประชุมเรื่องที่ต้องใช้ความคิดเยอะ ควรเป็นเพียงการแจ้งให้ทราบ หรือเป็นการแลกเปลี่ยนทริคเล็กๆ เนื้อหาเบาๆ จะเหมาะสมมากกว่า
– กำหนดเวลาในการประชุม
.
หลายๆ คนคงต้องเคยเจอปัญหาหารประชุมที่ยาวนาน ยืดเยื้อ กินพลังงานเหลือเกิน เราควรต้องกำหนดเวลาในการประชุมให้ชัดเจน เพื่อเป็นกรอบในการพูดคุยให้กระชับ ได้ใจความสำคัญ ไม่ยืดเยื้อออกน้ำ ออกทะเล ถือว่าเป็นวินัยในการประชุมที่จำเป็นเลยทีเดียว
อีกอย่าง การกำหนดเวลาประชุมที่ชัดเจน จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถจัดการตารางการทำงานส่วนตัวได้อย่างเหมาะสม ไม่กระทบในส่วนของงานอื่นจนเกิดความเสียหาย
– หัวข้อการประชุมต้องชัดเจน
.
นอกจากการกำหนดเวลาแล้ว สิ่งที่ต้องควบคู่กัน คือการกำหนดหัวข้อการประชุมให้ชัดเจน ตรงประเด็น ไม่กว้างจนเกินไป จะทำให้การพูดคุยมีความตรงประเด็น ไม่ยืดเยื้อ โดยอาจจะลิสต์ไปทีละข้อๆ เลยก็ได้ว่าจะมีการแลกเปลี่ยนกันในกี่เรื่อง อะไรบ้าง และทำการพูดคุยไปทีละเรื่องจนได้ข้อสรุป
– มีผู้เข้าร่วมประชุมเท่าที่จำเป็น
.
แน่นอนว่าการประชุมถือเป็นการใช้ความร่วมมือจากหลายๆ ฝ่ายแต่ในการประชุมแต่ละครั้งควรกำหนดผู้เข้าร่วมประชุมให้มีความเกี่ยวข้องหับหัวข้อจริงๆ เพื่อที่จะทำให้ไม่กินเวลาการทำงานของผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง ที่จะมานั่งฟังหลายชั่วโมงแบบเสียเวลาเปล่า และการเชิญผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าร่วมประชุม อาจจะทำให้เกิดความสับสนในหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละคนได้ด้วย ซึ่งอาจจะนำไปสู่การสื่อสารในการทำงานที่ผิดพลาดในอนาคตได้
– เตรียมตัวเรื่องข้อมูลและเอกสารให้พร้อม
.
สิ่งสำคัญอีกอย่างที่ทำให้การประชุมตรงประเด็นและสามารถแลกเปลี่ยนกันได้อย่างราบรื่น คือการตระเตรียมเอกสารในการประชุมให้พร้อมทั้งด้านข้อมูลที่ละเอียด ครบถ้วน และพร้อมในการเข้าถึง ทั้งเอกสารสำหรับการนำเสนอ และเอกสารสำหรับแจกผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน หรือเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยในปัจจุบันหลายๆ องค์กรนิยมใช้เอกสารในรูปแบบที่ไม่ใช้กระดาษ หรือที่เรียกว่า Paperless นั่นเอง โดยมักจะเป็นเอกสารที่ทุกคนในที่ประชุมสามารถเข้าถึงได้บนระบบออนไลน์ ก็เป็นทางเลือกที่สะดวกสบาย และเหมาะกับยุคสมัยอีกด้วย
– มีผู้นำช่วยดำเนินการประชุม
.
อีกหนึ่งบทบาทสำคัญในการประชุมคือผู้ที่ทำหน้าทีดำเนินการประชุม ที่จะช่วยให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น คอยไล่เรียงหัวข้อในการประชุม คอยจัดการเรื่องเวลา คอยกระตุ้นผู้เข้าร่วมให้เกิดการแลกเปลี่ยนหรือแสดงความคิดเห็น คอยควบคุมไม่ให้เกิดการถกเถียงที่นอกประเด็นจนทำให้เสียเวลาการประชุม และจะเป็นผู้ที่ทำให้ได้มาซึ่งข้อสรุปในการประชุมนั่นเอง
– เปิดใจในการแลกเปลี่ยน
.
สิ่งสำคัญที่ควรมีในผู้เข้าประชุมทุกคนคือทัศนคติที่เปิดกว้าง พร้อมแสดงความคิดเห็นของตัวเอง และพร้อมยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่าง หากในห้องประชุมเต็มไปด้วยการถกเถียงที่มีแต่การหักล้าง แต่ไม่มีการต่อยอด หรือการช่วยกันหาทางออก ก็จะทำให้การประชุมนั้นไม่ได้ข้อสรุป หรืออาจจะได้มาซึ่งข้อสรุปที่ไม่ดีนัก
แต่หากมุ่งไปที่เป้าหมายที่ทุกคนมีร่วมกัน และช่วยกันคิดหาข้อสรุป โดยปราศจากอคติ ก็จะทำให้การประชุมนั้นน่าประทับใจ และได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้
การประชุมถือเป็นอีกกิจกรรมที่จะทำให้เกิดการต่อยอดและพัฒนาขึ้นได้ไม่ยาก โดยเราเองก็เป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จนี้ด้วยเช่นเดียวกัน เพราะฉะนั้น นอกเหนือจาก 7 ข้อที่กล่าวมา เราแต่ละคนในฐานะผู้เข้าร่วมประชุมก็ต้องมีความรับผิดชอบ มีการเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมด้วย จะทำให้บรรยากาศในการประชุมเต็มไปด้วยการแลกเปลี่ยนและไอเดียใหม่ๆ ได้อย่างแน่นอน
