ขอต้อนรับเข้าสู่เทรนด์ใหม่ของการทำธุรกิจ ที่จะช่วยปรับเปลี่ยนแนวทางการจัดการงานเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless Office! ที่นอกจากจะช่วยลดการใช้กระดาษภายในออฟฟิศได้แล้ว ยังช่วยให้การทำงานเกิดความราบรื่นรวดเร็ว อีกทั้งยังส่งผลดีทั้งต่อสิ่งแวดล้อม หากคุณเป็นหนึ่งในองค์กรที่ต้องการปฏิวัติงานเอกสารครั้งใหญ่ ต้องห้ามพลาดกับบทความนี้!
Paperless Office แนวคิดปฏิวัติออฟฟิศสมัยใหม่!
Paperless Office เป็นเทรนด์ที่เกิดจากแนวคิดการใช้กระดาษอย่างประหยัด เพื่อลดความสิ้นเปลืองของทรัพยากรและค่าใช้จ่ายภายในสำนักงาน อีกทั้งยังช่วยลดผลกระทบที่เกิดกับสิ่งแวดล้อมได้อีกด้วย
โดยหลักการง่าย ๆ ที่จะเป็นจุดเริ่มต้นในการปฏิวัติสำนักงานให้อยู่ในรูปแบบไร้กระดาษ คือการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศและระบบดิจิทัลที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารเข้ามาช่วยเหลือ ทั้งนี้ก็เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในการจัดเก็บและดำเนินการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น เอกสารออนไลน์ อีเมล และข้อมูลสำคัญภายในองค์กร เป็นต้น
โดยส่วนมากในบริษัทชั้นนำหลาย ๆ แห่ง มักจะเลือกใช้บริการระบบบริหารงานเอกสารที่ได้มาตรฐาน ISO เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการจัดเก็บ และลดความเสี่ยงต่อการสูญหายของไฟล์เอกสารที่สำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพ
จุดกำเนิดของแนวคิดลดการใช้กระดาษสู่ Paperless Office
จุดเริ่มต้นของการพัฒนาสำนักงานให้กลายเป็นสังคมไร้กระดาษนั้น เกิดขึ้นครั้งแรกเมื่อปี ค.ศ. 1970 ที่มีการนำคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์เข้าใช้ทำงานเอกสาร แทนการใช้กระดาษกับงานบางส่วน ซึ่งในช่วงเวลานั้นระบบต่าง ๆ ยังไม่ได้ถูกพัฒนาให้สามารถรองรับการทำงานได้อย่างครอบคลุม ทำให้ไม่สามารถจัดการกับงานเอกสารได้แบบ 100%
จนในที่สุดมนุษย์ก็เริ่มพัฒนาจากปัญหาที่พบเจอบ่อย ๆ ก่อนจะกลายเป็นระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพ ที่สามารถรองรับทุกกระบวนการทำงานโดยไม่ต้องใช้กระดาษ และจัดเก็บภายใต้ Cloud Computing รวมไปถึงบริการ Virtual Document ต่าง ๆ ที่มาเติมเต็มให้การทำงานภายในออฟฟิศอยู่ในรูปแบบของระบบดิจิทัลอย่างสมบูรณ์
ข้อดีของ Paperless Office
- ช่วยประหยัดทรัพยากร
และลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร เช่น กระดาษ การพิมพ์ การถ่ายสำเนา รวมไปถึงระบบการจัดเก็บที่รัดกุม เป็นต้น
- เพิ่มประสิทธิภาพของงานเอกสาร
ลดเวลาการทำงานด้วยการส่งต่อเอกสารดิจิทัลที่เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว และง่ายดาย อีกทั้งยังสามารถจัดระเบียบได้ง่าย จะค้นหาหรือดึงข้อมูลมาใช้ก็ไม่ต้องเสียเวลานาน
- ยกระดับความปลอดภัยของเอกสาร
ลดอัตราความเสี่ยงที่จะทำให้เอกสารชำรุดหรือสูญหายจากความผิดพลาดของมนุษย์และสิ่งแวดล้อม อีกทั้งยังมีระบบการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง เพื่อป้องกันการเข้าถึงที่ไม่ชอบธรรม
- เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
องค์กรพัฒนาได้แต่ต้องไม่เบียดเบียนสิ่งแวดล้อม ซึ่งวิธีลดการใช้กระดาษ มุ่งสู่ออฟฟิศ Paperless ที่จัดเก็บและดำเนินการงานเอกสารแบบดิจิทัลนั้น ถือเป็นตัวช่วยที่ตอบโจทย์เป็นอย่างมาก
4 แนวทางการเปลี่ยนผ่านสู่ Paperless Office
สำหรับองค์กรที่ยังไม่ได้เริ่ม แต่กำลังมองหาวิธีประหยัดกระดาษในสำนักงาน เพื่อลดต้นทุนและการทำงานที่ยุ่งยากภายในองค์กร นี่คือ 4 แนวทางที่จะช่วยลดการใช้กระดาษได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- จัดการงานเอกสาร ใช้กระดาษเท่าที่จำเป็น
ปรับปรุงระบบงานเอกสารบางส่วนให้กลายเป็นเอกสารดิจิทัล เพื่อลดความสำคัญของการใช้กระดาษในรายการที่ไม่สำคัญ ในช่วงเริ่มต้นอาจจะค่อยเป็นค่อยไป เพื่อสร้างรากฐานของระบบ Paperless Office ให้คุ้นชินเสียก่อน
- สนับสนุนการใช้กระดาษแบบรีไซเคิล
สนับสนุนด้วยการออกนโยบายให้ใช้กระดาษรีไซเคิล อาจมีการวางถาดกระดาษที่ใช้แล้วเอาไว้ข้างเครื่องพิมพ์ หรือจุดที่มองเห็นได้ชัด และอาจเขียนกำกับไว้อย่างชัดเจน ว่าเป็นกระดาษที่เอาไว้ใช้สำหรับการพิมพ์หรือจดโน๊ต ทั้งนี้ก็เพื่อเป็นการกระตุ้นให้พนักงานนำกระดาษเหล่านี้ไปใช้ซ้ำนั่นเอง
- ใช้ระบบ Cloud Storage
จัดหาและติดตั้งระบบ Cloud Storage ภายในออฟฟิศ เพื่อสร้างระบบบริหารงานเอกสารให้ตรงตามมาตรฐานสากล อีกทั้งยังเป็นการช่วยลดพื้นที่และลดความเสี่ยงของการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสามารถจัดการกับงานเอกสารได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย
- จัดการงานเอกสารและอนุมัติด้วยโปรแกรม
เลือกใช้บริการระบบบริหารงานเอกสารที่ผ่านมาตรฐาน ISO พร้อมช่วยรองรับการจัดการ การบันทึก และอนุมัติเอกสารได้อย่างครอบคลุม ภายใต้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่พัฒนาโดยบริษัทที่มีความเชี่ยวชาญสูง
ยกระดับออฟฟิศด้วยระบบ Paperless ที่จะสามารถช่วยจัดการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพียงใช้บริการติดตั้งซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสารที่ได้มาตรฐาน ISOภายใต้ราคาที่จับต้องได้จาก WOLF ครบครันทุกฟีเจอร์สำคัญ ตอบโจทย์อุตสาหกรรมได้อย่างครอบคลุม พร้อมช่วยจัดการเอกสารภายในองค์กรได้อย่างมั่นใจ หากสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] หรือ 02-634-4409
