2020 แล้วต้องรู้! Workflow คืออะไร? ช่วย Drive อะไรให้ธุรกิจบ้าง?
ในยุคนี้ ยุคที่ธุรกิจมีการแข่งขันกันอย่างเข้มข้น ในยุคที่ธุรกิจไหนก็อยากประสบความสำเร็จ ใครมีกลยุทธ์อะไร ก็งัดไม้ตายออกมาแบบจัดเต็ม แต่จริงๆ แล้ว ผู้บริหารไม่ควรลืมที่จะเริ่มวางแผนทางธุรกิจจากในองค์กรก่อน
‘Workflow’ เป็นเครื่องมือสำคัญที่กำลังถูกพูดถึงมากขึ้นในระยะหลังมานี้ เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการระบบการดำเนินงานให้องค์กรยุคใหม่สามารถทำงานได้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพ
‘Workflow’ ถ้าแปลเป็นไทยให้เข้าใจง่าย ๆ ก็อาจแปลได้ว่า กระแสงาน หรือลำดับในการดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบ
หลาย ๆ องค์กรจึงถึงขั้นศึกษา รวบรวมข้อมูล พัฒนา ‘Workflow’ ขึ้นมา ให้เป็นเอกสารคู่มือสำหรับการดำเนินงานของพนักงาน ช่วยให้การดำเนินงานมีระเบียบ แบบแผน เป็นขั้นตอนที่ไม่สับสน พนักงานที่ต้องปฏิบัติงาน ก็สามารถเรียนรู้ และดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง ว่องไว ไม่สับสน
ถ้าลองยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น หากพนักงานในฝ่ายขายต้องทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า ‘Workflow’ ของการทำงานครั้งนี้ ก็คือ
– ลูกค้าติดต่อมาเพื่อขอให้ทำเอกสารเสนอราคา พร้อมเงื่อนไขต่างๆ ในการให้บริการ เช่น ส่วนลด วิธีการชำระเงิน ฯลฯ
– พนักงานจัดทำใบเสนอราคา และพิมพ์ใบเสนอราคาออกมา
– หัวหน้าพิจารณาราคาและเงื่อนไขต่างๆ ที่จะเสนอลูกค้า เช่น ส่วนลดเกินจากมาตรฐานที่ตั้งไว้หรือไม่ ระยะเวลาการชำระเงินยาวกว่าปกติหรือไม่ ฯ
– หัวหน้าตัดสินใจอนุมัติหรือไม่อนุมัติใบเสนอราคา
– นำไปยื่นให้ผู้บริหารพิจารณาที่โต๊ทำงาน ซึ่งอาจจะต้องรอจนกว่าผู้บริหารเข้าออฟฟิศ
– ถ้าผู้บริหารอนุมัติ เอกสารก็จะถูกยื่นให้ฝ่ายขาย เพื่อดำเนินการเสนอลูกค้าต่อไป
ซึ่งจากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่า ‘Workflow’ จะเป็นในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ และการดำเนินงานด้วยแรงคนเป็นหลัก จึงอาจจะยังมีความล่าช้าในการรออนุมัติ หรืออาจจะมีการสิ้นเปลืองทรัพยาการกระดาษและอุปกรณ์การพิมพ์
