WOLF

รู้จักการทำงานด้วยระบบ ‘Paperless’ พร้อมเหตุผลที่น่าปรับใช้กับองค์กร

รู้จักการทำงานด้วยระบบ ‘Paperless’ พร้อมเหตุผลที่น่าปรับใช้กับองค์กร

          ความฝันหนึ่งอย่างขององค์กรธุรกิจในยุคนี้ คือการอัพเกรดองค์กรให้ทันโลก ด้วยการพลิกโฉมองค์กรที่เคยใช้ระบบเอกสารที่ยุ่งยาก ล่าช้า แต่เจอปัญหาจุกจิกอยู่ตลอด

          มาใช้งานระบบเอกสารไร้กระดาษ หรือ Paperless ที่จะทำให้การทำงานเอกสารในทุกๆ วัน เป็นไปอย่างสะดวก ง่ายดาย รวดเร็ว ในโลกปี 2021 นี้ หากองค์กรไหนที่กำลังจะปรับใช้ระบบ Paperless ก็บอกเลยว่ายังไม่ช้าเกินไป และเราจะมาเรียนรู้ Paperless กันแบบไวๆ ในบทความนี้

          – ทำความรู้จัก Paperless

.

          Paperless ถ้าแปลความหมายตรงตัวก็เข้าใจได้ไม่ยาก คือ ไร้กระดาษ นั่นเอง ซึ่งมีหลักการทำงานง่ายๆ เลย คือ จัดเก็บข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบดิจิทัล แทนการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บบน Cloud Technology ใน Harddisk รวมถึงรับส่งข้อมูลเอกสารเหล่านี้ได้โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต

          – Paperless กับข้อดีแห่งยุคดิจิทัล

.

          ข้อดีของระบบ Paperless จริงๆ แล้วมีหลายมิติมากๆ แต่ที่เป็นจุดเด่นซึ่งทุกคนรับรู้และยอมรับอย่างกว้างขวางในภาพรวม จะประกอบด้วยต่อไปนี้

– ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้เอกสาร
– ลดเวลา ละขั้นตอนในการทำงาน
– สามารถรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล ตลอดจนจัดเก็บ จำแนกข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ
– มีความปลอดภัยสูงในการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร

          – เหตุผลอะไรที่องค์กรควรปรับใช้ Paperless

.

          โลกทุกวันนี้และต่อเนื่องไปจนถึงอนาคต เป็นโลกที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการขับเคลื่อน เพื่อช่วยให้การทำงานทำได้รวดเร็วขึ้น และลดต้นทุนได้ ในขณะที่การใช้กระดาษในงานเอกสารเป็นการเพิ่มต้นทุนในหลายด้าน

          จึงเป็นที่มาของระบบที่เรียกว่า Paperless โดยเป็นการนำแนวคิดในการลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่มีต้นทุนในการผลิตสูง ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์การพิมพ์ อุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการขนส่งเอกสาร เปลี่ยนมาเป็นกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการดำเนินงานนั่นเอง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรทางธุรกิจ

          ถ้าให้เห็นภาพมากขึ้น ถึงเหตุผลที่องค์กรทางธุรกิจจะได้สัมผัส จากการเปลี่ยนแปลงมาสู่การเป็น Paperless ทั้งกระบวนการทำงาน จะเห็นได้จากเหตุผลต่อไปนี้

– มีฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขโดยผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
– มีระบบสำหรับสำหรับการตรวจสอบและติดตามกระบวนการต่างๆ ที่เกิดกับเอกสาร
– สามารถส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์ เพื่อขออนุมัติได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
– มีการแจ้งเตือนหากได้รับเอกสาร ผ่านระบบอีเมล์ เปิดดูได้ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค แท็บเลต และอื่นๆ
– สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ

          สิ่งเหล่านี้ที่กล่าวมา ทำให้ไม่แปลกใจเลยว่าทั้งองค์กรเล็กใหญ่ในโลกธุรกิจทุกมุมโลก ต้องการจะเปลี่ยนแปลงอัพเกรดองค์กรมาสู่ระบบไร้กระดาษ (Paperless) หรือการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) ที่ไม่ต้องง้อกระดาษให้สิ้นเปลืองเวลาและต้นทุนอีกต่อไป

💻 : www.wolfapprove.com

💻 : www.wolfiso.com

📲 : (+66) 2 634 4409

✉️ : info@techconsbiz.com

Line@ : @techconsbiz

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

Contact Form





    Contact Information