WOLF

‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เครื่องมือจำเป็นที่ช่วยควบคุมมาตรฐานสู่ความสำเร็จ

‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เครื่องมือจำเป็นที่ช่วยควบคุมมาตรฐานสู่ความสำเร็จ

          หลายๆ คนที่อยู่ในโลกธุรกิจ คงจะเคยได้ยินหรือเคยใช้งาน ‘ระบบจัดการเอกสาร’ ที่เป็นเครื่องมือสำหรับการดำเนินงานในองค์กรทางธุรกิจแต่ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยขององค์กรธุรกิจอุตสาหกรรมยุคใหม่เช่นกันวันนี้ WOLF จะพาทุกคนมารู้จักกับ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ที่อาจจะยังดูไม่คุ้นหูคุ้นตา แต่ฟังก์ชันบอกเลยว่าคุ้มค่าแน่นอน

          – รู้จัก ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’

.

          ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ คือซอฟต์แวร์ที่เป็นระบบการทำงานที่ออกแบบมาโดยมีจุดประสงค์เพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ไม่ว่าจะเป็นการช่วยจัดการเรื่องงานเอกสารทั้งหมด ไม่ว่าจะจัดเก็บ สืบค้น แก้ไข ส่งต่อ จำแนก ฯลฯ ตลอดจนช่วยติดตาม ตรวจสอบ พร้อมแก้ไขปัญหาเมื่อเจอข้อผิดพลาดเพื่อให้การดำเนินงานมีคุณภาพตรงตามมาตรฐาน ISO

          – คุณสมบัติ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’

.

          ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ มีคุณสมบัติที่น่าสนใจและเป็นข้อดีที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรมากมายแต่ถ้าเป็นคุณสมบัติไฮไลท์ ที่เป็นจุดขายสำคัญ มีดังนี้

          – ทำงานบน Cloud Technology ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เป็นระบบบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐานสากล ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยทำงานบน Cloud Technology ซึ่ง Cloud Technology คือระบบการทำงานที่มีความทันสมัย รองรับการทำงานอย่างรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นระบบเครือข่าย การจัดเก็บข้อมูล การทดสอบระบบหรือติดตั้งฐานข้อมูล หรือการใช้งานซอฟต์แวร์เฉพาะด้านในธุรกิจต่างๆ โดยที่ไม่ต้องติดตั้งระบบไว้ที่สำนักงานให้ยุ่งยาก แต่สามารถใช้งานได้ด้วยการเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต จึงทำให้สามารถเข้าถึงจากที่ใดก็ได้

          – ประหยัดเวลา ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับคำสั่งและดำเนินงานอย่างรวดเร็ว รวมไปถึงทำงานบนระบบดิจิทัล ไม่ใช่แมนนวลอย่างเช่นแต่ก่อน จึงสามารถลดระยะเวลาการทำงานลงไปอย่างเห็นได้ชัด สามารถใช้ระยะเวลาที่เหลือจากการดำเนินงาน นำไปบริหารเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับองค์กรในด้านอื่นๆ ได้อีกด้วย

          -ไม่ใช้กระดาษ (Paperless) ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’เป็นระบบที่ทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless ด้วยเทรนด์ของโลกยุคใหม่ที่มีความเป็นมิตรต่อโลก ซึ่งก็ส่งผลดีในด้านธุรกิจด้วย ก็คือช่วยลดต้นทุนในด้านเอกสาร อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์การพิมพ์ต่างๆ ถือว่าช่วยเซฟเงินให้องค์กรได้มากในยุคที่เศรษฐกิจมีความท้าทายแบบนี้

          – มีระบบควบคุมเอกสารที่น่าสนใจ ระบบควบคุมดูแลเอกสาร หรือ Document Control เป็นฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจของ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ โดยเป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับบริหารจัดการกระบวนการควบคุมเอกสาร ตามข้อกำหนด ISO 9001 เรื่องการควบคุมเอกสารนั่นเอง

          โดยระบบจะทำหน้าที่ระบุเป็นข้อกำหนดต่างๆ เช่น ที่จัดเก็บในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีสิทธิ์ก่อนการประกาศใช้, เอกสารที่จุดใช้งานจะต้องเป็น Version ล่าสุดเท่านั้น, เอกสารจะต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยัง Version ก่อนหน้า เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การค้นดูเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้ในระบบ และการดูเอกสาร Version ก่อนๆ ย้อนหลังในส่วนของฟังก์ชันการสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดำเนินการไปยังผู้อนุมัติในลำดับต่างๆ ตามแต่ประเภทเอกสาร สิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร ก็จะมีการกำหนดหลังจากประกาศใช้ว่าเอกสารที่ประกาศใช้ดังกล่าว มีใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้บ้าง ทำให้เอกสารมีความถูกต้องและปลอดภัยอย่างมาก

          – มีระบบการตรวจสอบติดตามในองค์กร การตรวจสอบติดตามในองค์กร หรือ Internal Audit ก็เป็นฟังก์ชันหนึ่งของ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ที่จะช่วยให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO นั้นเป๊ะยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับ บริหารจัดการเรื่องการตรวจติดตาม ถ้าขยายความก็คือ หากบริษัทมีการ Compile มาตรฐาน ISO แล้ว จะต้องมีการตรวจสอบจาก Certified Body อย่างสม่ำเสมอ อาจจะปีละครั้ง หรือสามปีครั้ง

          ซึ่งหากตรวจสอบแล้ว บริษัทไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เขียนไว้ในเอกสาร อาจจะทำให้บริษัทหลุดออกจากการ Compile มาตรฐาน ISO ก็เป็นได้ เพราะไม่ได้ทำตามขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ หรือมาตรฐานอื่นๆ แล้วหัวหน้างานหรือผู้บริหารจะรู้ได้อย่างไร ว่าขั้นตอนที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้อยู่นั้น พนักงานในองค์กร ได้ปฏิบัติตามขั้นตอนครบถ้วนสมบูรณ์ เนื่องจากในข้อกำหนด หรือขั้นตอนบางเรื่องที่ระบุอยู่ในเอกสาร อาจเกี่ยวข้องกับเรื่องความปลอดภัย อันอาจส่งผลกระทบต่อ ชีวิตและทรัพย์สิน และเกี่ยวข้องกับการรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานในย่อหน้าก่อน จึงต้องมีหน่วยงาน Internal Audit ขึ้นมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานในองค์กร ว่าสอดคล้องกับเอกสารหรือไม่

          โดยระบบนี้จะมีหน้าที่ เช่น การตั้งแผนงานของผู้ตรวจสอบ, การทำ Checklist สำหรับให้ผู้ตรวจสอบระบุว่า ในการตรวจสอบแต่ละครั้งนั้น จะตรวจสอบเรื่องอะไรบ้าง การรายงานผลการตรวจสอบ ระบุเป็นข้อว่า จาก Checklist ที่เข้าไปทำการตรวจสอบ มีข้อใดบ้างที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน

          – มีระบบรายงานข้อบกพร่องและการป้องกัน ฟังก์ชันของการรายงานข้อบกพร่องและการป้องกัน หรือ CAR (Corrective Action Request) ก็มีความสำคัญและขาดไม่ได้ใน ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ฟังก์ชันนี้มีหน้าที่ บริหารจัดการติดตามการแก้ไขข้อบกพร่อง และการป้องกันข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

          โดยที่ระบบจะเปิดให้สามารถ รายงานได้จาก 2 ช่องทางด้วยกัน ได้แก่

          1. ในกรณีที่ Internal Audit เข้าไปตรวจสอบ แล้วพบว่า พนักงานไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ระบุไว้ในเอกสาร จะทำการเปิด ใบ CAR

          2. กรณีที่มีผู้พบการทำงานผิดไปจากขั้นตอน ก็สามารถเข้ามาเปิดใบ CAR ไปให้ผู้เกี่ยวข้องได้ด้วยเช่นกัน เช่น มีพนักงานไม่สวมถุงมือ เข้าไปในไลน์ผลิต เป็นต้น

          โดยการเปิด CAR นั้นทำเพื่อร้องขอให้มีการแก้ไข โดยจะมีการติดตามผล ว่ามีการแก้ไขข้อบกพร่องแล้วหรือยัง และมีการแก้ไข ในหลายระดับ เช่น ระยะสั้น แก้ไขอย่างไร ระยะกลาง/ระยะยาว จะแก้ไขอย่างไร รวมถึง การป้องกันไม่ให้เรื่องดังกล่าวเกิดขึ้นอีกในอนาคตด้วย ถือเป็นอีกฟังก์ชันที่จะทำให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO มีความรัดกุมมากยิ่งขึ้น

          – ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ จำเป็นสำหรับใคร

.

          ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เหมาะสำหรับธุรกิจด้านอุตสาหกรรม การผลิต หรือโรงงานต่างๆ ที่จำเป็นต้องควบคุมคุณภาพ ควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพและมีคุณภาพไปพร้อมๆ กันถ้าองค์กรอุตสาหกรรมใดที่มี ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ เป็นตัวช่วย ก็ถือว่าเป็นสัญญาณที่ดีในการมุ่งหน้าเข้าใกล้ความสำเร็จมากขึ้นนั่นเอง

💻 : www.wolfapprove.com

💻 : www.wolfiso.com

📲 : (+66) 2 634 4409

✉️ : info@techconsbiz.com

Line@ : @techconsbiz

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

Contact Form





    Contact Information